Uno de los grandes dolores de cabeza de todo analista de sistemas, secretaria u oficinista es la digitalización en masa. Este proceso es tardado, tedioso y un poco aburrido si no contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo. A continuación hablaremos de cómo facilitar este trabajo:
Manejar grandes volúmenes de documentos y almacenar cajas y cajas de archivos en los que se debe escarbar para encontrar un expediente son cosas del pasado. La digitalización de documentos nos permite acceder a todos los documentos y compartirlos de manera rápida y segura, lo que representa un ahorro de tiempo y recursos. No sólo las grandes empresas o aquélla que han operado durante mucho tiempo guardan amplios acervos documentales. También las instituciones de gobierno y las fundaciones que manejan archivos personales de personas famosas e incluso los museos y otros sitios en donde se recopila material impreso o papeles viejos.
Para poder preservar documentos importantes y facilitar el acceso a ellos, es muy recomendable construir una base de datos digital. Para digitalizar grandes volúmenes de documentos, es necesario contar con un espacio disponible donde puedan instalarse los equipos de digitalización y catalogación del material. Lo ideal es disponer de una habitación dedicada exclusivamente a esta tarea. En segundo lugar, hay que conseguir el equipo indicado. Existe una amplia variedad de scanners pero los más adecuados para digitalizar documentos son los planos, pues ofrecen el mejor soporte físico y tienen una larga vida.
Desde luego, hacen falta equipos de cómputo, al menos dos, en los cuales dividir las tareas de catalogación y digitalización. Fundamental para esta tarea es conseguir un buen software de digitalización, como OnBase. Este programa permite escanear, indexar y compartir los documentos de manera rápida y sencilla. Un software de digitalización debe ser fácil de usar y que proporcione la mejor calidad de imagen desde el momento del captura del documento, de manera que los archivos que necesiten retoque sean los menos posibles.
En cuanto al personal necesario para llevar a cabo esta tarea, no hace falta que sean técnicos sumamente especializados. Basta con una capacitación que les permita operar los equipos y resolver problemas cotidianos de operación. Desde luego, también se requiere que dicho personal sepa manejar el material físico y almacenarlo adecuadamente una vez que se ha digitalizado. Es muy importante contar con criterios claros de clasificación desde el principio, pues el indexado de los archivos electrónicos será fundamental para su rápida y fácil localización en el futuro.
Es recomendable que al mismo tiempo que progresa la digitalización también se construya una base de datos que permita reconocer los archivos.