Para practicar una administración formal que sea más eficaz y eficiente, que permita dominar todas las transacciones de la empresa, que evite los riesgos que implica la improvisación, que deja en claro lo que se debe hacer y como en cada una de sus áreas funcionales, que en ellas se lleve a cabo el ciclo administrativo eficientemente, y que proporcione información de apoyo para la toma de decisiones, para esto se requiere realizar lo siguiente:
1).-Definir y delimitar correctamente las actividades y responsabilidades que correspondan a cada área funcional, por ejemplo:
Ventas.- Prospectación, captación y mantenimiento de clientes.
Producción o servicio.- Todas las actividades referentes al abasto de materia prima e insumos, a la realización de los trabajos necesarios para llevar acabo su transformación en artículos terminados, calidad, costos , etc.
Personal.- Reclutamiento, selección, capacitación, pago de salarios, de prestaciones, incentivos, bonos de productividad, etc..
Finanzas.- Todas las actividades relacionadas con el manejo y registro de recursos económicos y monetarios de la empresa.
Con esto se identifica con claridad que es lo que se debe hacer en cada una las áreas funcionales, de esa manera estar en condiciones de distribuir y delegar cargas de trabajo y de responsabilidad entre los colaboradores que conforman la plantilla de personal.
2).- Llevar acabo las fases del proceso administrativo en cada una de las áreas funcionales, que consisten en:
A).-Planear.- Consiste en fijar objetivos, metas y políticas, determinar los recursos materiales y humanos que se requieren para lograrlos. Con esto se puede prever las necesidades de personal y de materiales, estudiar las diversas formas para lograr sus propósitos como lo son la identificación de oportunidades de desarrollo, la ampliación de sus ventas y aumentar la variedad de servicios que ofrecen.
La planeación se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos en cada área funcional:
Ventas
- Qué se va a vender. Se refiere a los productos que ofertan.
- Dónde se va a vender. Se debe de identificar la o las plazas en la que se colocan los productos.
- A cuánto se va a vender. Consiste en determinar el precio por producto.
- A quién se va a vender. Se debe señalar los posibles prospectos y los clientes que ya se tienen en cartera.
- Promoción. Se funda en precisar los medios publicitarios que se utilizarán para dar a conocer a los prospectos y clientes los productos que se ofertan.
- Cuándo se va a vender. Se refiere al establecimiento de fechas fijas o periódicas para visitar prospectos con la finalidad de hacerlos clientes, así como las fechas en que deberán ser visitados los clientes ya existentes para su mantenimiento.
Esto permitirá planear las ventas que se desean alcanzar en forma realista y en los tiempos establecidos.
Producción o Servicio
- Dónde se va a elaborar el producto. Consiste en anteponerse a los posibles problemas que se puedan presentar en la producción como lo son: empleados, transportación, etc.
- Infraestructura humana. Precisar el número de personas que se requieren para la fabricación de los productos, requerimientos de personal capacitado, la maquinaria y el equipo necesario
- Proceso de producción. Asentar por escrito los pasos a seguir para la elaboración de cada producto
- Cantidad de productos a producir. Consiste en prever las ventas estimadas o reales.
Personal
- Cantidad de personas que se necesitan. Establecer la cantidad de recursos humanos necesarios, su preparación requerida y el momento en que se necesitan
- Necesidades de capacitación. Se refiere a la existencia de instructores, la disponibilidad de tiempo y los recursos didácticos disponibles.
- Bienestar del trabajador. Consiste en especificar cual es el salario más adecuado para cada puesto, cuales serán los incentivos y la atmósfera del trabajo
- Evaluación del Trabajador. Establecer controles de calidad y cantidad de trabajo, entradas, salidas y faltas
Se puede incluir dentro de la planeación de esta área las posibilidades de desarrollo de personal dentro de la empresa y darlo a conocer a toda su plantilla de colaboradores.
Finanzas
- Necesidades de dinero. Consiste en reconocer las dimensiones de la empresa, las restricciones financieras que se puedan presentar y las necesidades de ampliación de la empresa
- Composición de activos y pasivos. Implementar los índices financieros más adecuados para llevar acabo un análisis e interpretación de los estados financieros de la empresa
- Obtención de recursos externos. Identificar las fuentes, los métodos y formas para obtener recursos externos cuando se requieran.
B).-Organizar.- Ordenar los recursos materiales y humanos y determinar las funciones que deben realizarse para lograr sus objetivos. Esto permitirá aprovechar mejor los recursos disponibles, ahorrar tiempo y reducir costos.
Para una adecuada organización administrativa se requiere:
- La existencia de un conjunto de recursos físicos, económico y humanos
- El conocimiento de sus propósitos
- El conocimiento de las áreas funcionales
- El diseño de un esquema que exprese la estructura y que permita alcanzar fácilmente los propósitos de la empresa
- Una adecuada distribución de trabajo en cada área
Existen diversos modelos de organización formal, se puede hacer dividiendo la empresa por sus áreas funcionales ( área de ventas, área de personal etc.), o bien por sus divisiones económicas, ( división ventas, división administración etc.
C).-Dirigir.- Delegar responsabilidades, estimular al personal para que sea motivado y se integren, con ello hacer que los trabajos se encaminen al logro de los objetivos, consecuentemente el personal se haga más productivo.
Una dirección adecuada flexible y productiva, consiste en mantener una atención equilibrada al logro de los propósitos, a la solución de problemas y al aprovechamiento de los trabajadores, para lograrla se requiere considerar los siguientes puntos:
- Comunicar a todo el personal, los propósitos que debe lograr la empresa
- Vincular las actividades de los subordinados con los propósitos de la empresa
- Crear un clima relajado que ayude al personal a expresarse con toda libertad
- No subrayar las fallas e imperfecciones, más bien apreciar los esfuerzos y estimular las potencialidades del personal
- Adoptar un estilo objetivo para solucionar problemas, basarse en hechos y no en autoridad ni en poderes preestablecidos, esto provoca seguridad y deseo de comprometerse y colaborar
- Mantener equilibrio entre mando o estructura y libertad en cuanto a autoridad y responsabilidad, siendo estricto en principios y flexible en procedimientos
- Controlar la información que circula y mantener un buen nivel de comunicación formal e informal
- Comprometer a todo el personal en el progreso y desarrollo de la organización
- Recordar siempre que el principal recurso son las personas
E).-Controlar.- Identificar que actividades se deben controlar y cada cuando, para poder establecer criterios adecuados de control con la finalidad de examinar si están siendo eficaces y eficientes en el logro de los objetivos o en su caso hacer las adecuaciones pertinentes orientadas a satisfacer lo planeado.
La actividad del control examinan si se logran los propósitos fijados en la planeación por lo tanto los controles implementados deben informar:
- Si las tareas se están realizando oportunamente
- Si la calidad y cantidad de productos vendidos son los adecuados
- Si el desempeño del personal es eficiente
- Si los empleados tienen el suficiente conocimiento
- Si los errores presentados han sido corregidos oportuna y adecuadamente
- Etc.
Los responsables de cada área deberán proporcionar información condensada a la dirección de la empresa, que le sirva para tomar decisiones, realizar planes y estrategias encaminadas a un crecimiento más sólido y constante y para lograr los objetivos y metas establecidos.