El uso de los documentos impresos cada vez es menor debido a los costos que produce, el impacto ambiental que ocasiona y el espacio que ocupa con el tiempo. En la actualidad, la mayoría de las empresas ha optado por utilizar métodos tecnológicos que le permitan convertir un papel en una imagen que puede ser almacenada en un ordenador.
Pasos para digitalizar un contrato
La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que consiste en convertir las imágenes de un documento (texto, fotos o dibujos) en imágenes digitales, empleando tecnología computacional, como cámaras o escáner, lo cual permite almacenar la información en una memoria virtual o el ordenador, sin ocupar espacio físico.
Este método facilita la administración de los documentos de nuestra empresa de una forma eficiente, disminuye los errores generados en los procesos y reduce la posibilidad de extravío. También facilita su acceso en cualquier lugar y en cualquier momento y reduce los gastos operacionales.
Digitalizar un documento no es complicado, sólo debemos realizar una auditoría de los documentos impresos, clasificarlos por categorías, nombrar los archivos, elegir el tipo de almacenamiento y almacenarlo. Esto lo podemos hacer utilizando dos alternativas: PDF o Word.
Digitalización en PDF
Lo primero que debemos hacer es instalar en el ordenador el programa Adobe Acrobat, una vez que lo tengamos disponible procedemos a seguir los pasos a continuación:
- Introducimos el documento en el escáner.
- Seleccionamos archivo, seguidamente elegimos crear PDF
- Elegimos el tipo de documento, en este caso PDF
- Presionamos la opción guardar
- Damos nombre al archivo
- Nuevamente cliqueamos en la opción guardar
Digitalización en Word
Si deseamos digitalizar un documento y poder editarlo, la opción ideal es elegir Word. Para ello debemos cumplir con unos pocos pasos, fáciles de entender y ejecutar.
- Iniciamos Microsoft OneNote
- Elegimos insertar imagen
- Insertamos la imagen
- Extraemos el texto de la imagen
- Abrimos un nuevo documento en Word
- Pegamos el texto en el nuevo documento
Utilizando Microsoft One Note podremos editar los documentos todas las veces que creamos conveniente en sólo segundos, y así evitar transcribir todo su contenido cada vez que sea necesario un cambio.
Ventajas de digitalizar contratos
Administrar contratos de forma manual representa un riesgo económico que las empresas no pueden arriesgarse a tomar. Mientras que el mínimo error humano puede producir grandes pérdidas económicas, la digitalización nos brinda múltiples ventajas, siendo la principal el acceso.
El almacenamiento de los contratos en memorias virtuales nos permite obtener acceso sin importar donde estemos, solo debemos ingresar a nuestra cuenta desde un dispositivo con internet. Incluso, en algunos casos, sin tener acceso a la red, los contratos se encuentran en la memoria interna del ordenador.
Por esta razón, es que hoy en día grandes organizaciones han optado por contratar los servicios de empresas que operan en la nube, como es el caso de webdoxclm.com, plataforma que gestiona de forma segura y sencilla todo el ciclo de vida de los contratos de una empresa, organizando los documentos e información de forma segura y eficiente en un ecosistema 100% colaborativo.
Webdox CLM permite la creación, validación, firma y explotación de los contratos para todas las áreas de la empresa e industrias del mercado, con el propósito de mejorar la experiencia de contratación.
Otro aspecto positivo de la digitalización de contratos y documentos, es que reduce los costos que causa la administración de archivos físicos, así como el tiempo de ejecución de esta tarea. Siempre y cuando se implementen y utilicen con precisión los sistemas instalados.
Con este tipo de herramientas, los documentos no están en riesgo de deteriorarse, mojarse o enfermarse. Siempre estarán protegidos dentro de un software físico o en la nube, por lo que sólo pueden tener acceso las personas que manejan la información.
Además, con soluciones digitales para la gestión de contratos y documentos, el espacio físico no será invadido por archivadores, que además de limitar el área, y ser poco amigables con el medio ambiente por el uso desmesurado del papel, suelen acumular polvo y otros elementos nocivos para la salud.