La deducción del IVA de los gastos de empresa supone un importante ahorro y una forma efectiva de aumentar la liquidez de una forma fácil y actuable. Pero ¿por qué deducir el IVA? ¿Qué aporta a las empresas? o ¿Qué condiciones tienen que cumplir los gastos para ser deducibles? Descúbrelo todo en el siguiente artículo.
Las empresas tienen el derecho de deducir el IVA que han pagado en productos y servicios relacionados con su actividad. Aun así, muchos gastos acaban siendo no deducibles por no cumplir algunos de los requisitos formales.
Para empezar, hay que tener claro que el IVA soportado es el que la empresa abona al adquirir cualquier bien o servicio, y puede dividirse en IVA deducible e IVA no deducible. Y para que un IVA soportado sea deducible debe cumplir estas tres condiciones: que sea un gasto relacionado con la actividad económica desarrollada, que se encuentre debidamente justificado y que esté debidamente registrado en la contabilidad de la empresa. Son tres requisitos que parecen obvios, pero es importante tenerlos siempre en mente antes de liquidar el IVA.
Y es que en la práctica, muchos gastos acaban no siendo deducibles simplemente por causas como: justificantes que carecen de algún dato básico, justificantes presentados fuera de plazo, facturas no validadas o errores en la contabilidad.
¿Cómo convertir en deducibles estos gastos?
Por suerte, existe el proceso de rectificación que convierte en deducibles de acuerdo a la ley todos esos gastos que, por cuestiones formales, podrían quedar excluidos. Este proceso consta de 5 fases:
- Selección y digitalización de los justificantes: El primer paso es seleccionar los justificantes, que para poder ser declarados tienen que haber sido emitidos en los últimos cuatro años. Además, tienen que estar en buen estado. Después, deben ser digitalizados.
- Tratamiento de datos: Los justificantes digitalizados se agrupan por proveedor, y a su vez, por periodo temporal.
- Elaboración de facturas rectificativas: El justificante por sí mismo no es por si solo un documento válido, se deben agrupar los emitidos por un mismo proveedor en un periodo determinado y convertirlos en facturas. Estas facturas deben contener los datos básicos del proveedor y cliente, la fecha y el tipo de IVA. Se les llama facturas rectificativas porque añaden algún dato básico que carece en el justificante original.
- Validación de proveedores: Para ser efectiva una factura rectificativa tiene que ser validada con firma y sello por el propio proveedor o por una empresa de facturación a terceros.
- Elaboración de un libro de registro del IVA: Finalmente, todos los justificantes del IVA deben ser correctamente introducidos en los sistemas centrales de contabilidad de la empresa. Para ello, es necesario elaborar unos libros de IVA para archivar y ordenar toda la documentación.
Beneficios de deducir el IVA
Los principales beneficios de deducir el IVA para una empresa son el económico y el financiero. El más evidente y directo es el económico. A veces perdemos de vista lo que supone el IVA que pagamos en el total de las facturas. Pueden parecer pequeñas cantidades, pero al adicionar las partidas puede resultar un importe considerable. Si contabilizamos las facturas y no tenemos en cuenta todo el IVA soportado (o bien no diferenciamos bien el IVA deducible del no deducible) la cantidad a ingresar a Hacienda en el momento de la autoliquidación puede ser bastante mayor. Esto supondría pagar un importe superior al que realmente nos corresponde.
El otro beneficio a tener muy en cuenta es el financiero. El hecho de pagar menos a Hacienda dota a la empresa de mayor liquidez, y esto supone una mayor autofinanciación y una mejora del ratio de endeudamiento y la estructura de la compañía contará con un menos apalancamiento por la dependencia de sus deudas a corto plazo.
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