Este tema del ciclo de inventario, pertenece a nuestro taller de Administración de Inventarios, para saber mas, estamos a sus órdenes.
Veamos de que se trata:
Un ciclo es un proceso que se repite una y otra vez.
Un proceso es una secuencia de pasos que conducen a conseguir un objetivo.
El objetivo del ciclo del inventario es asegurar que existan los productos que compran los clientes en el momento en que los requieren.
Naturalmente, hay diferencias en la manera en que un ciclo del inventario consigue su objetivo. Por ejemplo, un ciclo del inventario pude asegurar la existencia de los productos necesarios en el momento en que se requieren y, sin embargo, no ayudar a que el negocio obtenga el beneficio que pretende. ¿Cómo puede ocurrir esto? Razones hay varias, por ejemplo, ¿Se hicieron las compras a los precios convenientes? ¿Se adquirió la cantidad de mercancía adecuada a su velocidad de desplazamiento? ¿Hay la seguridad de que no se adquirió un exceso de mercancías? ¿Se tiene la seguridad de que el costo de la mercancía recibida fue el pactado?
Lo que se quiere decir es que el ciclo del inventario siempre existe aunque no nos demos cuenta de ello. Las mercancías siguen siempre una ruta o proceso aunque no siempre sea el que quisiéramos. Hay ciclos muy efectivos y otros muy deficientes.
Un ciclo deficiente se caracteriza porque tiene fugas por todos lados. Un ciclo efectivo, en cambio, no tiene fugas.
FUGAS EN EL CICLO DE INVENTARIOS
A lo largo de todo el ciclo del inventario constantemente suele haber fugas: el proveedor que nos vendió mucho más de lo que necesitábamos, los artículos que nos cobraron y que nunca llegaron, las mercancías que misteriosamente desaparecieron, los pedidos que se entregaron con “pilón”, los viajes de materiales que no se registraron, etc.
Pareciera que las fugas son parte normal del negocio de los materiales de construcción y se les considera como un mal necesario. Es muy obvio que el problema de las fugas radica en la falta de controles y, sin embargo, muy poco se hace para tener dichos controles. ¿Por qué?
La razón está en la forma de pensar acerca de las fugas y del control, en las creencias que se tienen acerca de estos asuntos.
“Negocio que no te da para que te roben no es negocio”
“Para evitar tener problemas con mi gente, mejor que allí se quede” (aunque se haya dado cuenta que le están robando)
“La gente es indispensable e insustituible”
“Ojos que no ven, corazón que no siente”
Con creencias como éstas es fácil entender por qué no se establecen controles y no cabe esperar que mejore la situación. A final de cuentas “así son las cosas”.
El primer paso para establecer control es el cuestionar las creencias que explican las acciones o la falta de ellas. Si la forma de pensar fuera otra, otra sería también la situación. Es mucho más probable que se realicen acciones serias de control y se reduzcan las fugas si se sustituyen creencias como las anteriores por unas como éstas:
“La razón por la que hay fugas de inventario es porque no se cumple al 100% el control en el ciclo del inventario”
“La razón por la que no se tienen controles es porque ni siquiera sé cuánto me están robando y por eso no me asustado”
Estas expresiones son el reflejo de creencias totalmente opuestas a las anteriores. En éstas se da a entender claramente que la falta de control es responsabilidad de uno mismo.
Por otro lado, además de ver las fugas no como un mal necesario sino como algo que se puede evitar, es preciso que Ud. reflexione sobre su responsabilidad gerencial:
- Usted tiene un doble papel: es accionista y es gerente.
- Un gerente debe darle rentabilidad al accionista.
- Las fugas reducen la rentabilidad del accionista.
- Por lo tanto, el control de las fugas es una responsabilidad gerencial.
- Por otro lado, los controles cuestan tiempo y dinero.
- Si el gerente crea un ambiente de compromiso, colaboración y creatividad y , además, retribuye justamente a sus colaboradores, va a necesitar menos controles porque la gente no va a tener ganas de “cobrarse a lo chino”.
En suma el problema de la falta de control no es un asunto sólo de métodos y procedimientos, es un asunto que exige un abordaje integral que empieza con la manera misma de ver el problema.
A la luz de esas reflexiones abordemos algunas recomendaciones para ejercer control sobre los diferentes pasos del proceso del inventario.
Pasos clave del proceso del inventario
- Establecer metas de inventario.
- Comprar el inventario.
- Recibir el inventario.
- Controlar las existencias de inventario.
- Dar salida al inventario.
Gracias y estamos a sus ordenes para lo que se ofrezca.