El campo de aplicación de la auditoría administrativa

CONCEPTO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

En consecuencia de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. Entre los criterios más sobresalientes para lograrlo se mencionan:

• Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
• Productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
• Organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
• Servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativa mente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
• Calidad: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
• Cambio: Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
• Aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
• De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.
• Interacción: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes.
• Vinculación: Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un contexto globalizado.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El área que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esto incluye aspectos tales como:

• Naturaleza jurídica.
• Criterios de funcionamiento.
• Estilo de administración.
• Enfoque estratégico.
• Sector de actividad.
• Giro industrial.
• Ámbito de operación.
• Tamaño de la empresa.
• Número de empleados.
• Relaciones de coordinación.
• Desarrollo tecnológico.
• Sistemas de comunicación e información.
• Nivel de desempeño.
• Trato a clientes (internos y externos).
• Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento.
• Sistemas de calidad.

CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean públicas, privadas o sociales.

Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo están conformadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual obliga a precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión. A continuación se presenta la información por sector específico:

SECTOR PÚBLICO

En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, el ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.

Poder ejecutivo.

1. Dependencias del Ejecutivo Federal (Secretarías o Ministerios de Estado).
2. Entidades paraestatales.
3. Organismos autónomos.
4. Gobiernos de los estados (entidades federativas o departamentos).
5. Gabinete presidencial.
6. Comisiones, coordinaciones o consejos intersecretariales.
7. Mecanismos especiales.

Poder legislativo.

1. Cámara de diputados.
2. Cámara de senadores.
3. Comisiones y/o grupos especiales de estudio.

Poder judicial.

1. Suprema Corte de Justicia de la Nación.
2. Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
3. Consejo de la Judicatura Federal.

Efecto: El resultado de aplicar la auditoría administrativa en el sector público es mejorar la actuación de los órganos y mecanismos que lo integran considerando sus acciones particulares y la interacción proveniente de la naturaleza de sus funciones, a partir de la idea de que el Poder legislativo determina el orden jurídico, el Poder ejecutivo lo implementa y el Poder judicial vigila su cumplimiento.

SECTOR PRIVADO

Por lo que toca a este sector, la auditoría se aplica tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico sobre la base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa.
2. Tipo de industria.
3. Naturaleza de sus operaciones.
4. Enfoque estratégico.

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se clasifican en:

1. Micro empresa, 2. Pequeña, 3. Mediana y 4. Grande.

SECTOR SOCIAL

En este sector, la auditoría administrativa se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, la vivienda, el trabajo, la salud, el desarrollo económico, la protección social y el bienestar de los sectores más desprotegidos, en atención a:

• a) Tipo de organización y
• b) Naturaleza de su función

Por su tipo o figura, las organizaciones que forman el sector son:

• Empresas de solidaridad.
• Organismos de asistencia e integración social.
• Organizaciones comunitarias.
• Procuradurías.
• Planes emergentes.
• Programas permanentes, especiales y emergentes.
• Redes de referencia.
• Sistemas de apoyo.
• Voluntariados

PERFIL DEL AUDITOR

Las características de un auditor constituyen uno de los temas de mayor importancia en el proceso de decisión de aplicar una auditoría administrativa, en virtud de que es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, ejecutarla y lograr los resultados necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoría dependen en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que debe revisar, elementos que implican la conjunción de los conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para realizar un trabajo esmerado y competente.

HABILIDADES Y DESTREZAS DEL AUDITOR

En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el auditor debe contar con otro tipo de cualidades determinantes en su actividad, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos de su carácter. La expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, pero es conveniente que quien asuma la tarea de cumplir con la función de auditor, posea las siguientes características:

• Actitud positiva.
• Capacidad de análisis, negociación y observación.
• Claridad en la comunicación oral y escrita.
• Comportamiento ético.
• Concentración.
• Conciencia de los valores propios y de su entorno.
• Discreción.
• Estabilidad emocional.
• Facilidad para trabajar en equipo.
• Imaginación.

EXPERIENCIA DEL AUDITOR

Uno de los elementos fundamentales que se deben destacar entre las características del auditor, es el relativo a su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que emplea para determinar la profundidad de sus observaciones.

Debido a la naturaleza de la función que desempeña, existen varios campos que debe dominar:

• Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización: El dominio de este campo implica la experiencia que brinda el contacto permanente con las iniciativas o programas orientados hacia la producción de resultado específicos para la organización de acuerdo con su objeto y/o atribuciones esenciales, estrategia y competencias centrales.
• Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización: La competencia en este rubro se deriva de la experiencia en la implementación constante de decisiones de orden administrativo para emplear de manera puntual los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos como soporte de las áreas o proyectos sustantivos de la organización.
• Conocimiento de esfuerzos anteriores: Este requisito implica entender el proceso de aplicación de una auditoría, producto de experiencias anteriores, el cual puede haber sido adquirido.
• Conocimiento de casos prácticos: Es la percepción de la naturaleza, alcance y condiciones de las técnicas que se utilizan para auditar una organización, derivada de la capacitación, formación o simulación obtenida en los centros de trabajo o estudio.
• Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza: Implica la apreciación de los requerimientos necesarios para instrumentar una auditoría a partir de la práctica lograda en la participación en otro tipo de análisis o diagnósticos administrativos.
• Conocimiento personal basado en elementos diversos: Este tipo de conocimiento implica el dominio de diversas áreas de la administración, métodos de trabajo, técnicas de estudio o influencia en la organización por posición jerárquica o grupal, respeto, capacidad, interacción con el medio e interés de desarrollo sustentado.

BIBLIOGRAFÍA

Franklin, Enrique Benjamín (2007). Auditoría Administrativa. Gestión Estratégica del Cambio, Segunda Edición, Editorial: Pearson Prentice Hall,  México, 874 pp.