Un sistema integrado de información ERP, administra todos los recursos de la empresa estos recursos son recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales y recursos de información. La idea de este artículo es mostrarnos en que momento necesitamos de estos sistemas ERP, para nuestras empresas.
Se trata de herramientas que apoyan a la empresa desde las investigaciones de mercado, para determinar sus necesidades, pasando por la producción con la selección de materiales su utilización sus indicadores de calidad, rendimiento, etc., incluyendo el aspecto financiero de toda la empresa, es decir, el manejo de todas las operaciones con valores, ya sean compras, pagos, cobros de facturas, pagos de sueldos, pagos de impuestos, intereses, costos, etc. Tratando con todo esto llevar al cabo todas las estrategias definidas desde su planeación por los altos ejecutivos.
Por estas herramientas se logra la integración de toda las partes dispersas de la compañía y de esta forma la convierte en una sola entidad moviéndose en la dirección en que marquen las estrategias.
El principal obstáculo de los ERP es el factor humano y en particular la resistencia al cambio que se encuentra en todas las empresas, en algunas más que en otras pero en todas está presente este problema. La inercia que mantienen los trabajadores sobre los procesos es muy difícil de romper y es que realmente el introducir este tipo de sistemas significa imponer a todos los empleados una disciplina de trabajo mucho muy estricta que involucra a todos y cada uno de ellos ya que la herramienta contempla todas las partes de la empresa y cada una de ellas confía en la información que tiene el sistema. Cualquier falla en algún elemento de información trae consecuencias en cadena y por ello se requiere del compromiso absoluto de todas las personas.
Un sistema como ERP es que todo accionista desearía contar en su empresa, algo que pudiera garantizar que todas las partes están trabajando coordinadamente para el cumplimiento de los objetivos, pero antes de adentrarse en la aventura de un ERP hay que revisar si la propia empresa está lista para ello.
En el libro E-Business and ERP Transforming the Enterprise, (Norris 2000) se propone una ciclo de desarrollo de las empresas en materia de tecnología de información y ERP, de el se pueden extraer 5 etapas por la que las empresas deben pasar normalmente hasta un desarrollo pleno en materia de ERP. Las etapas son:
Etapa inicial
En esta etapa se encuentran generalmente las empresas que están iniciando sus actividades y por ende no tienen recursos de tecnología de información. Las actividades que llevan a cabo las controlan con sistemas de oficina como procesadores de texto o hojas de cálculo. La constante en esta etapa es la búsqueda de herramientas adecuadas para sus funciones pero el interés por los sistemas como los ERP es muy bajo o nulo
Sistemas no integrados
En esta segunda etapa las empresas ya cuentan con algún software que les apoya específicamente en las áreas en las que son utilizados. Existen por ejemplo:
- Sistemas de administración financiera para las áreas contables,
- Paquetes de diseño y administración de materiales para el área de producción,
- Sistema de administración de facturas de clientes,
- Sistemas de inventarios para los almacenes,
- Sistemas de administración de cuentas de proveedores, etc.
Las empresas en esta etapa se han preocupado por satisfacer las necesidades de tecnología de información conforme de han presentado y cuentan en su momento con herramientas que dan un buen apoyo en cada área pero el problema es que la información no está integrada, para conocer el estado de la empresa respecto a algún factor en particular se deben hacer investigaciones a través de los sistemas de los departamentos y luego integrar la información de forma que cumpla con el objetivo de tal investigación, y esto se repita cada vez que se necesite otro dato similar e incluso el mismo dato pero actualizado.
La causa de este problema es en manejo de información por separado, y en este caso la preocupación seré su integración.
Función limitada de ERP
En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar soluciones del tipo ERP, pero solo se cuenta en algunas unidades de negocio, como las oficinas centrales o solo en las sucursales más grandes, esto debido al alto consto de la implementación a lo largo de toda la empresa principalmente. Es estas condiciones los beneficios de un sistema como estos no se logra apreciar o se hace en una baja proporción, pero se puede convertir en las condiciones propicias para seguir desarrollándose e integrar la empresa por completo, a medida que los recursos lo permitan.
Es común que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de toda la empresa y que no logren integrarse al sistema integración de planeación de recursos, por ello se pueden presentar algunos problemas como inconsistencias de información o retrazo para las actualizaciones. Además de requerir trabajo extra para asegurarse de tener la información real en todo momento, es decir trabajar en esta forma puede dar bueno beneficios pero siempre hay que cuidar que en las partes que no están integradas no se pierda el control.
Unidades de negocios integradas por ERP
A esta etapa se llega cuando se ha podido llevar el ERP a todas y cada una de las unidades de negocio de la empresa, es decir ya toda la empresa cuenta con la herramienta de planeación de recursos y puede usarla plenamente. En esta etapa se eliminan los procesos de administración de información no integrados y sus funciones pasan al sistema ERP
La principal característica de esta etapa es la comunicación entre las unidades de negocios, particularmente en las empresas dispersas geográficamente, el uso de las recomunicaciones hace posible tener los datos como si todo estuviera en un mismo lograr, con ello se pueden tomar las acciones en menor tiempo y con mayor oportunidad.
Empresa integrada con ERP
La última etapa del desarrollo Empresa-ERP es cuando se logra la integración plena, es decir, en las etapas previas pudieran encontrarse detalles de la empresa que no habían sido contemplados en el software o al contrario, partes del software que no aplique para la empresa, pero una integración total se logra cuando todas las funciones de manejo de información administrativa puede llevarse a través del sistema ERP y aquí cuando los tomadores de decisiones tienen en sus manos un arma muy efectiva para sortear todas las condiciones a las que se tenga que enfrentar la empresa, y darle el dinamismo que se necesita en este ambiente.
Un empresario debe analizar las etapas anteriormente expuestas y ubicar a su empresa según las condiciones que guarde en ese momento, luego de revisar como está y a dónde quiere llegar puede tomar las acciones necesarias para llegar a ello.
Los costos pues son barreras imposibles de franquear para las empresas chicas, para quienes se deben implementar soluciones menos costosas. Ese será el reto para la industria del software, poder incluir al importante mercado de las pymes en las estrategias de sistemas ERP, pues en estos momentos son realmente pocas las empresas que pueden gastar varios millones de dólares para llegar a la última epata descrita en este documento.