La gestión de los gastos de los viajes de empresa es un proceso a menudo problemático. Por su parte, los trabajadores que los reportan pierden un valioso tiempo recopilando justificantes y redactando sus reportes de gastos. Por la otra, a los supervisores les resulta difícil controlarlos y asegurarse de que cumplan con las políticas de gasto de la empresa.
Estos problemas están relacionados con los medios con los que se gestiona el proceso. El papel es protagonista en gran parte de él. Tickets, papeleo, sobres llenos de justificantes… Esto redunda en un flujo ineficiente, proclive a errores e incluso a fraude.
Captio automatiza todo este proceso. Mediante el smartphone se digitalizan los justificantes, se extraen automáticamente sus datos y se generan con ellos los informes de gastos. Los trabajadores que reportan gastos no deben perder ni un minuto en tareas administrativas.
Para los supervisores, Captio permite detectar automáticamente los incumplimientos de la política de gastos y validar los informes en un único flujo controlado y sincronizado. Además, recientemente Captio ha sido homologado por la Agencia Tributaria Española, por lo que los justificantes que se digitalizan tienen plena validez legal y tributaria. Esto significa que ya no es necesario conservar los justificantes en papel.
En definitiva, Captio pretende transformar una tarea basada en el papel y que aporta muy poco valor a la empresa en un proceso digital y automático, que reduce los costes de gestión y aumenta el control sobre el gasto.
Puede ver el funcionamiento de Captio en el siguiente video o visitar aquí su página web.