El solo hecho de saber exactamente qué tipo de información necesitamos, y a quien suministrarla, podríamos asegurar un alto porcentaje de mejora en el trabajo, de ahorro de tiempo, y de disminución de dobles trabajos y del número de interrupciones.
En esta época denominada la era de la información es bien importante asumir responsabilidad en el manejo de la información, sobre todo por lo abundante y teniendo en cuenta que no toda la información recibida es útil para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Es probable que sus colaboradores sepan con gran exactitud lo qué tienen que hacer, pero ¿Usted les ha preguntado, qué información necesitan para llevar a cabo el trabajo? Por si no lo haz hecho, y no conoces qué información necesitan, más adelante te voy a enseñar cómo elaborar una herramienta que consiste en un sistema de información adecuado que te ayudarán a asumir la responsabilidad de la información.
Por lo tanto le sugiero seguir un programa secuencial de trabajo para que puedas alcanzar la eficacia de todo tu equipo de trabajo:
El programa consta de 3 etapas, y para aprovechar al máximo sus posibilidades es fundamental la colaboración de todo el personal de la empresa.
Es muy importante que antes de llevarlo a cabo dejes bien claro los objetivos que se pretenden alcanzar, y el beneficio que va a significar para todo el equipo.
Estas son las tres etapas:
- Confeccionar junto con tus empleados el Cuadro de Relaciones el cual consta de las siguientes variables relacionadas en una hoja de papel en forma columnaria así:
| COLABORADORES | INFORMACIÓN QUE NECESITO DE ELLOS
| INFORMACIÓN QUE NECESITAN DE MI | |
| Dependen de mí | Dependo de ellos | ||
2. Conocer qué tipo de información requiere cada persona para hacer mejor y más eficazmente su trabajo.
Esta información deberá dejarse consignada en un cuadro que conste de las siguientes columnas:
| Información del Interior de la Empresa
| Información del Exterior de la Empresa | ||||||
| Personal | Información del Dpto. | Información interdepart. | Información Gerencial | Inf. Mercado | Inf. Legal | Inf. Fiscal | Inf. Entorno social |
Relacionar en la columna Personal el nombre de cada colaborador
La frecuencia en que se necesita la información se deberá señalar en la casilla correspondiente con una de las siguientes iniciales:
D: Diaria M: manual
S: Semanal T: trimestral
A: anual
3. Una vez determinada la información necesaria en cada puesto de trabajo se puede proceder a diseñar el sistema de información más adecuado. De esta forma no necesitas depender de los especialistas en información.
Puesto que con las dos primeras herramientas ya diligenciadas, Ud. conocerá mejor que nadie las necesidades de información de su equipo de colaboradores.
Ahora le voy a enseñar a diseñar un sistema que es de gran utilidad, la matriz de objetivos/decisiones/ información, la cual debe ser de cumplimiento por todo el personal. Esto le ayudará a conocer con mayor seguridad que tipo de informes deben llegar a cada uno de los miembros de su equipo de trabajo.
Las siguientes variables relacionadas en un cuadro columnario así:
- Objetivos: Relación de los objetivos personales o del departamento.
- Descripción de las decisiones: Las necesarias para alcanzar cada objetivo.
- Clasificación de las decisiones: de planificación, cuando su efecto modifica los objetivos; de Organización, cuando afecta a los medios; de Ejecución/Delegación, cuando no afecta ni a objetivos ni a medios: y de control, cuando genere una acción de medida de resultados.
- Descripción de la información: Ver etapas 1 y 2
- Soporte: Listado, pantalla, almacenamiento
- Grado de síntesis: información completa o excepcional.
- Contenido: comparaciones, tendencias, acumulaciones,…
- Unidad de medida: importes, gráficos, unidades específicas…
- Periodo y frecuencia: ver etapa 2
Ahora si, manos a la obra con toda la información que te he suministrado estás listo para tomar acción y puedas así determinar las necesidades de información de tu empresa con responsabilidad, hallando así el camino para una gerencia eficaz.
Adaptado de Manual de trabajo y Diagnostico para el video de Peter F. Drucker- “Resultados. Objetivo del Management” Desarrollado por Carlos Montanyá
Te deseo muchos éxitos,
Ricardo Torres G.
Creador de Como Crear Empresa
www.comocrearempresa.com