Si quieres abrir nuevas vías de negocio, estás muy interesado en un sector en particular, o simplemente quieres aprender; la asistencia a congresos puede satisfacer todas tus demandas. Pero, ¿Qué contiene un congreso?
Todo congreso se basa en la transmisión de conocimiento, y esto se traduce en charlas, presentaciones, demostraciones y foros de debate. Estas actividades se dividen en franjas horarias a lo largo del congreso, por lo que es más que probable no poder asistir a todas las charlas y actividades. Es por ello que, debemos organizarnos previamente. El tiempo es oro, y a continuación os presentamos varios consejos para aprovecharlo al máximo a lo largo de un congreso.
PREVIO AL CONGRESO
Un congreso empieza desde el momento en que conoces su existencia y tienes intención de asistir. Por lo tanto, esto te obliga a pensar de primeras en el transporte, la estancia, el número de días y cualquier otro detalle logístico, en base a la ubicación del evento. Si se da la situación que estás al mando de una mediana o gran empresa, y requieres del grueso de tus empleados para asistir al congreso, ya sea por cuestiones de aprendizaje, imagen o networking, una buena solución logística para mejorar su experiencia es contratar un servicio de autocar con conductor para el transporte de los empleados durante los días del evento. Esto será un añadido que incrementará la satisfacción obtenida, pues un transporte de estas características siempre supondrá una mayor comodidad que el transporte público, por ejemplo. Para realizar la reserva podemos usar la plataforma Iguana Bus, con la que podemos comparar precios, reservar y pagar desde la web.
En caso de que no necesitemos un autocar, y queramos mantener el nivel de comodidad, podemos movernos por la ubicación en taxi. Hailo nos ofrece la oportunidad de pedir un taxi al momento, o reservarlo con antelación. Se trata de una aplicación móvil y web que utiliza una herramienta para llevar a cabo el proceso de adquisición de forma más rápida e intuitiva.
Además del transporte, otra cosa a tener en cuenta es la estancia. Si tenemos la intención de alojarnos en un hotel u hostal, será de suma importancia la elección de este. Debemos preguntarnos qué queremos: ¿que esté cerca del lugar del congreso, que esté en una zona tranquila, tal vez que nos sitúe en zona céntrica, queremos un hotel de lujo, o más bien uno económico…? Para ayudarnos a decidir nuestra estancia, disponemos de la herramienta online Tripadvisor, la cual nos ayudará a enfocar nuestra búsqueda y comparar con facilidad precios y opiniones. Esta herramienta también nos ayudará a guiarnos a la hora de escoger restaurante, utilizando la misma dinámica que con los hoteles.
Dicho esto, antes de la celebración del congreso tenemos muchas posibilidades comunicativas, especialmente en la red. Algo que podemos hacer para informarnos mejor de los asistentes y comenzar a entablar relaciones con estos es, preguntar a los organizadores del evento si existe algún grupo oficial (Whatsapp, Facebook, LinkedIn) en el que poder comunicarse con la gente del sector. Si existiera, sería muy positiva nuestra inserción en este, y si no, tenemos la posibilidad de crearlo nosotros, con objeto de establecer relaciones provechosas antes del congreso. La posibilidad de conocer a los congresistas antes del evento nos da una ventaja competitiva frente a los que no han tenido esa proactividad a la hora de comunicarse. Será más fácil romper el hielo en persona si previamente hemos entablado conversaciones vía redes sociales.
Para informarnos de los ponentes y comunicarnos con ellos podemos hacer uso de Twitter, una herramienta que nos permite la comunicación más directa con los susodichos. Con esta premisa, podemos ver cómo las redes sociales se han convertido en un aspecto clave, no tan solo para el público general, sino que en el mundo de la empresa aporta una posibilidad de comunicación inexistente tiempo atrás. Una vez damos con los contactos con los que queremos ponernos en contacto, debemos informarnos de si existe algún hashtag identificativo para el congreso, ya que de esta forma será mucho más sencilla la búsqueda de información en twitter, tanto para ti como para el resto de interesados, pudiéndose convertir así en un foro de debate online. Esto es el inicio del networking del que hablábamos antes, que consiste en establecer y trabajar una red de contactos de calidad. Cabe decir que hablamos desde un punto de vista profesional, dado que son personas que nos pueden generar negocio en un futuro: ayudar a nuestra empresa, darnos trabajo, ayuda para nuevos proyectos…
Paralelamente a este trabajo previo, debemos tener claro el horario de las ponencias y actividades. Puesto que no podremos asistir a todas ellas, debemos tener claro dónde queremos asistir y de qué actividades podemos prescindir. Para ello podemos redactar un programa que nos ayude a seguir un orden en base a los horarios. Si asistimos al congreso sin ningún tipo de preparación previa, la experiencia puede no ser tan enriquecedora, además de que esa actitud puede denotar falta de interés por parte del asistente.
CONGRESO IN SITU
Algo importante, y enlazando con el párrafo anterior, es la asistencia a las sesiones en las que estamos interesados. Es muy positivo asistir con tiempo, ya que de esta forma podremos coger un buen sitio; pero, ¿qué es un buen sitio?
Se podría pensar que la elección de un sitio adecuado va ligado a la identidad del asistente, pero no es así. Va más bien ligado a la función que este está llevando a cabo. Si lo que quiere es únicamente escuchar, pero no le interesa la interacción con los congresistas, cualquier sitio es bueno; la actitud, en cambio, no. Para aprovechar al máximo un congreso, deberíamos escuchar, interactuar, aportar ideas, preguntar, relacionarnos con los profesionales del sector… Debemos presentarnos y ser recordados, la actitud proactiva debe prevalecer desde un inicio.
Esta actitud se puede ver reflejada también en las redes sociales. Por ejemplo, podemos compartir fotos, vídeos cortos y/o reflexiones en Twitter bajo el hashtag oficial del evento, en Instagram o en Facebook. Las redes sociales nos dan la oportunidad de taggear y citar a personas, por lo que de esta forma alimentamos nuestra red de contactos creciente, y mostramos al mundo que somos partícipes del evento. También podemos usar las redes para denunciar aspectos que no nos hayan gustado o mostrar desacuerdo en cosas concretas. Esto generará cercanía y dará nueva información a la gente que no pudo asistir al congreso, contenido el cual podrá ser compartido y llegar a un público mayor. La idea principal es que la gente interesada en el congreso pueda informarse de qué está ocurriendo, y si todos los asistentes al congreso publican contenido durante los días de la convención, el que quiera podrá hacer seguimiento del evento, lo cual puede generar engagement con los congresistas activos en redes sociales, y con el congreso, de forma indirecta.
POSTERIOR AL CONGRESO
Una vez terminado el congreso, deberías conectar con los asistentes que conociste personalmente. Es muy probable que, tras el evento, tengas en tu poder varias tarjetas de contacto. Estas no son de decoración, pues serán las que harán posible nuevas relaciones profesionales. Para contactar con los congresistas puedes hacer uso de las redes sociales (en caso de que las tengan), con el objetivo de establecer relaciones más sólidas y prolongadas en el tiempo. Una llamada o un e-mail también pueden ser una buena solución si no dispusiera de redes sociales, algo poco común en estos tiempos.
Otra actividad que puedes llevar a cabo tras el congreso es escribir sobre este. Si dispones de un blog o página web, puedes escribir sobre temas variados relacionados con el congreso: asistentes, seguimiento del programa, conferencias concretas, actividades curiosas realizadas, experiencia propia…
La asistencia al congreso en cuestión te aportará la posibilidad de generar bastante contenido que puedes dilatar en el tiempo. Si tienes claro el target al que quieres llegar, serás capaz de generar un contenido pertinente y dividido en varias publicaciones, lo cual puede generar mayor interés en el lector.
Para concluir, debemos hacer mención a la gran importancia que han tomado las redes sociales en las relaciones profesionales. Se han convertido en una herramienta para incrementar la eficiencia en las relaciones humanas, y esto se puede ver reflejado en su uso, cada vez más implementado en el ámbito profesional y laboral. Recuerda que el objetivo de asistir a un congreso, además de aprender y nutrirse de información, es el de conocer a gente para incrementar tu red de contactos de calidad (networking), darte a conocer y ser recordado por tus interlocutores. Esto tan solo lo conseguirás mostrando una actitud proactiva desde tu primer contacto con el congreso, es decir, desde que percibes la existencia de este y decides asistir. Por último, acuérdate de llevar tarjetas de contacto en cantidad. Te serán útiles a la hora de presentarte y situarte en la memoria del congresista.
Acerca del Autor: Este articulo es un aporte de Iguana Bus