A la hora de comenzar tu propia empresa, seguro que te planteas implantar un programa contable. Pero ¿qué características debe reunir?, ¿dónde puedes conseguirlo?, ¿Qué tipos de programas existen y cuál es el que más se adapta a tus necesidades? Aquí te resolvemos algunas de esas cuestiones.
Denominamos programas de contabilidad o software contable a los programas o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. Nunca debemos olvidar esta característica: ¡este programa debe hacernos la vida más fácil y no complicárnosla!
Los programas de contabilidad sirven para registrar y procesar las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello, normalmente sólo hay que ingresar la información requerida y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
Al existir una amplia demanda, existen también infinidad de opciones. Todas y cada una de ellas son soluciones ideales para algún tipo de cliente. Encontrar la mejor para tu empresa implica detectar cuáles son tus necesidades, pero también conocer las características de cada uno de estas aplicaciones.
Tipos de programas contables
Al principio, si sabes trabajar con Excel, es posible hacer la administración y las facturas con este programa. Pero ojo, cualquier pequeño error en una fórmula puede tener consecuencias graves. Para una empresa más grande o con varios usuarios, Excel no es apto. Otras opciones podrían ser:
- Paquetes de software gratis vía internet: fácil, barato y bastante bien para el inicio. En España varias empresas ofrecen paquetes gratis. La gran desventaja de esta opción es que por lo general son poco flexibles y para cambios o updates se suele pagar.
- software Open Source: estos programas son más flexibles que los anteriores, ya que al ser los códigos abiertos es posible hacer cambios en las funcionalidades e incluso crear tú mismo cómo quieres dirigir/controlar tus propios proyectos. Un ejemplo de este tipo de software lo encontramos en la empresa estadounidense GnuCash , que ofrece en su web este tipo de servicios de forma gratuita.
- Adquirir software para tu ordenador o para la red de empresa. En España hay muchos proveedores y paquetes estándars. El precio depende del número de usuarios, posibilidades y opciones personalizadas. Los paquetes más usados son Contaplus y Facturaplus. Son paquetes estándar que se puede comprar en muchas tiendas. El inconveniente de estos programas es que al ser estándars reducen su flexibilidad y personalización. Sin embargo, ofrecen la posibilidad de comprar módulos adicionales.
- Software facilitado por tu gestor. A menudo es tu propio gestor quien te facilita el software con el que trabajar. Así, será más fácil compartir todos los datos de tu empresa, ya que será el gestor quien realice toda la contabilidad (o parte de ella) en tu empresa.
- Software as a Service (SAAS). Este tipo de programa contable es cada vez más popular. Una empresa especializada ofrece el software con acceso mediante internet. Las ventajas son que la información está siempre accesible y los datos son seguros directos desde el servidor del proveedor. También es posible acceder con varios usuarios incluso con derechos diferentes.
Factores a tener en cuenta
En definitiva, a la hora de elegir un Software contable, tenemos que tener en cuenta:
- El manejo: no se trata de complicarnos nuestro trabajo, de ahí que necesitemos un programa sencillo capaz de ofrecernos todo aquello que necesitemos.
- Definir nuestras necesidades: para saber cuál es el mejor software para nuestra empresa, debemos tener muy claro qué funciones tiene que cumplir. De nada nos sirve invertir mucho dinero en él si después no vamos a utilizar ni la mitad de las funciones que nos ofrece. Así, es esencial que hagas un listado con todo aquello que necesites. Por ejemplo, los usuarios que van a utilizarlo, si precisas de imprimir albaranes, si necesitas sólo contabilidad o también control de stocks, integración con bancos, reportes de notas de ventas, filtros específicos para clientes y proveedores, mano de obra y gasto de fabricación, etc.
- Módulos adicionales: es importante a la hora de elegir un software saber si es posible ir añadiendo módulos adicionales a medida que lo vayamos necesitando, ya que nuestra empresa irá evolucionando y con ella también las necesidades de nuestro programa de contabilidad.
- Servicios adicionales: saber si el software viene con asistencia, libros y cursos gratuitos o también si vas a ir recibiendo actualizaciones a medida que el software va evolucionando.
- Formas de pago: a veces tienes que desembolsar una gran cantidad de dinero al comprarlo, pero en esta compra viene incluido todo, es decir, las actualizaciones, mantenimiento, posibles adaptaciones específicas para tu empresa, etc. En otras ocasiones, las empresas de software te proponen un pago inicial menor, pero con la necesidad de pagar cuotas anuales para la renovación de tu licencia.
- Cómo funciona el backup de los datos: es muy importante que el software te asegure copias de seguridad cada poco de todos tus datos. Ten en cuenta que en él vas a controlar información sumamente importante de tu empresa: clientes, proveedores, gastos, ingresos, etc., y ¡son datos que no puedes perder!