Por la necesidad de las organizaciones de hoy, respecto a ser mejor cada día quiero conversar sobre el ANÁLISIS DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA (AGAD), basado en mi experiencia en la aplicación de esta maravillosa herramienta administrativa y al estudio de su teoría de la mano del Dr. José Ruiz Roa en su libro titulado “Fundamentos para el análisis de la gestión administrativa” esta herramienta sin duda alguna aporta un gran valor a la gestión y resultados en cualquier entidad.
Para los gerentes el contar con un conocimiento actual de la organización siempre va a representar de gran valor y muy necesario, y es que al contar con una revisión analítica total o parcial de la entidad con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora podrá abrir las compuertas a la innovación, a crear ventajas competitivas, mejores procesos, aumento de la productividad y ser más efectivos.
El Dr. Roa nos dice que el Análisis de gestión administrativa es un examen de la estructura administrativa o de sus componentes para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la planificación, organización, la coordinación, la dirección la ejecución y control de los objetivos trazados por la empresa para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control. Mediante la mejor utilización de los recursos disponibles conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración.
Desde el inicio de su aplicación se orienta a corregir deficiencias en la organización y, claro está, producir mejoras en el funcionamiento administrativo para optimizar los procesos, productividad, tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.
En cuanto a los objetivos del AGAD, tenemos que busca:
- Identificar las áreas donde las mejoras pueden ser substanciales.
- Verificar la producción de sus servicios y los recursos de esa producción, y así ver los resultados que se han logrado.
- Determinar las debilidades en los métodos o procedimientos administrativos.
- Detectar las áreas donde es posible lograr notables economías.
Y respecto a las etapas tenemos que hay:
Una etapa inicial de planificación: en la cual se llevó a cabo la reunión inicial respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD.
Luego se realiza un examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, Asimismo se contempla lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas.
Posteriormente se aplica un examen en profundidad de esas áreas de acuerdo a los análisis previos.
Y Por último se redactan las conclusiones y recomendaciones que se presentaron con el Informe final.
En cuanto a las características principales del AGAD tenemos que son Según Ruíz Roa (1995):
- Que se fije como meta lograr una Administración más eficaz o funcional.
- Orientar desde el punto de vista de los negocios, el presente, pasado y futuro de la entidad.
- Lograr que el alcance del AGAD cubra una operación o función determinada en la entidad.
- Que mida los principios de Administración de Operaciones de la entidad.
- Que se base en las técnicas de la Administración de Operaciones de la entidad.
Al aplicar esta herramienta administrativa se debe velar para que forme parte de una estrategia de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización adquiera capacidad para evolucionar.
Con este estudio se podrá determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, identificando así las oportunidades de mejoras dentro de la empresa y las acciones correctivas, también se llevará a cabo una evaluación del desempeño de los colaboradores y, se orientara a la Administración en sus políticas y objetivos, hacia una adecuada utilización de los recursos de forma eficaz. De igual manera, se buscará maximizar resultados que sumen a fortalecer el desarrollo de la misma, bajo los conceptos de utilidad, eficacia, reducción de costos, ganancias, competitividad, reducción de riesgos, entre otros.
El análisis sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados en su ejecución demanda establecer toda una infraestructura que haga posible el flujo de información suficiente, relevante que ayude a contar en el momento adecuado de elementos de decisión y calidad esperado.
Llevar a cabo un análisis como este obliga a investigar, a penetrar en lo más oculto de su esencia para aprovechar las experiencias y transformarlas en conocimiento, para así comprender dónde está ubicada una organización, que se hizo para estar allí, de dónde partió y hacia dónde desea llegar.
Lo ideal al aplicar el AGAD es contar con un equipo multidisciplinario y de alto desempeño, donde el líder del proyecto cuente con una visión general amplia que busque ver y percibir el bosque en vez de los árboles, que cuente con experiencia y conocimiento sobre esta herramienta y claro está, en administración y gerencia, este servicio debe agregar valor a la organización, debe dar soluciones gerencias es decir aportar un conjunto de alternativas o estrategias administrativas para que asuma la gerencia, orientadas a dar respuesta a determinados problemas que se detectaron en las diferentes áreas de una organización, logrando así efectividad, productividad y economía en los procedimientos, funciones y actividades, en mi opinión, y sin ninguna duda, la aplicación correcta de esta herramienta llevara a la organización a otro nivel, y sería muy valioso que como gerentes la estudiemos, la apliquemos para sacarle el mejor provecho posible y contar con organizaciones efectivas.
Autor: Lcdo. Michael Aular
Micdan Consulting