Administración del Tiempo: Una guía para ser más productivos

¿Qué es un día? Imagínese que todas las mañanas un banco deposita en su cuenta US$86,400. No lleva el saldo de un día para otro. Cada noche, el banco hace desaparecer todo lo que pudiera quedar en la cuenta y que no se utilizó durante el día. ¿Qué haría? ¡Retirar hasta el último centavo, por supuesto! Cada uno de nosotros tiene un banco así. Se llama TIEMPO.

Todas las mañanas le deposita 86,400 segundos. Y todas las noches hace desaparecer, como pérdida, todo lo que dejó de invertir para un buen fin. No lleva el saldo de un día para otro. No permite sobregiros. Cada día abre una cuenta nueva para uno. Cada noche hace desaparecer lo que pudiera quedar del día. Si no cumple con utilizar el depósito del día, uno es quien pierde. No hay manera de retroceder. Tampoco puede hacer retiros del «mañana». Tiene que vivir en el presente, con los depósitos del día. ¡Inviértalos para obtener el máximo rendimiento en salud, felicidad y éxito! El reloj sigue avanzando. Aproveche el día al máximo.

Para darse cuenta del valor de UN AÑO, pídale su opinión a un colegial que repitió el año. Para darse cuenta del valor de UN MES, pregúntale a la madre que tuvo un bebé prematuro. Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA, converse con el editor de un semanario. Para apreciar el valor de UNA HORA, pregúntales a los enamorados que están esperando para encontrarse. Para comprender el valor de UN MINUTO, pregúntele a quien perdió el tren. Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregúntele a quien acaba de escapar de un accidente. Para apreciar el valor de UN MILISEGUNDO, pregúntele a quien ganó una medalla de plata en las Olimpiadas.

¡Atesore cada momento que tenga! Y atesórelo más porque lo compartió con alguien especial, tan especial como para que le haya dado su tiempo. Y recuerde que el tiempo no espera a nadie. Ayer es historia. Mañana es misterio. Hoy es un regalo.

¡Por eso se llama presente!

1.- ¿Qué es el tiempo?

Descubriendo los conceptos claves para
Dominar su recurso más valioso

DECÍA SAN AGUSTÍN, cuando hablamos de él, entendemos sin dificultad el concepto de tiempo, pero si tuviésemos que dar una definición, realmente nos resultaría algo complicado el hacerlo.

Pues bien, si hacemos un breve repaso histórico, Isaac Newton afirmaba que el tiempo era algo absoluto, que existía tanto si el Universo existía como tal, como si no. Pero fue Albert Einstein el que rompió este Paradigma, afirmando que el tiempo y los acontecimientos están estrechamente vinculados. Einstein dijo que el tiempo es la sucesión secuencial de los acontecimientos e introdujo el concepto de acontecimientos simultáneos. Es decir, el avión no despega a las cinco; lo hace en el mismo momento en el que las manecillas del reloj señalan las cinco. Son dos acontecimientos simultáneos.

Definición del Diccionario:

Proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos que vienen del pasado, pasan por el presente, y van hacia el futuro. Si leemos la definición del diccionario encontramos que el tiempo es «Un proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro». De esta definición claramente podemos concluir que el elemento básico del tiempo son los “Acontecimientos”. Nuestra vida se compone de una sucesión de acontecimientos. Cuando nos hemos levantado esta mañana ha sido un acontecimiento, cuando nos hemos cepillado los dientes ha sido otro acontecimiento, cuando hemos realizado esa llamada telefónica ha sido otro acontecimiento, el abrir este libro ha sido otro acontecimiento. . .

El elemento Básico del Tiempo es:

2.- Un Acontecimiento

Ahí tenemos una de las primeras claves para comenzar a comprender realmente la base de la correcta gestión del tiempo. Si el elemento clave del tiempo son los acontecimientos, podremos llegar a controlar el tiempo en nuestra vida en la medida en que seamos capaces de «Controlar los Acontecimientos de nuestra vida».

La clave para administrar el tiempo es:

3.- El control de los acontecimientos

Esa es la base de las teorías tradicionales de la administración del tiempo: afirman que la clave para administrar eficazmente el tiempo es «El control de los acontecimientos».

Y esto, en parte es correcto. Pero existe un factor previo que ha de tenerse en consideración. ¿De qué nos puede servir controlar los acontecimientos si no estamos avanzando en la dirección que deseamos?

¿Para qué queremos realizar más y más tareas, si en el fondo sabemos que no nos están acercando al lugar al que queremos llegar?

Hay un factor mucho más importante y es definir primero qué es lo realmente importante para nosotros. Es, desde luego, una situación harto frecuente el encontrarnos haciendo un montón de cosas todos los días para luego recapacitar y darnos cuenta de que no hemos avanzado hacia ningún lugar. Es como correr sobre una cinta elástica permaneciendo en el mismo punto, pero terminando agotados.

El futuro es algo que todos alcanzamos a un promedio de 60 minutos por hora, no importa lo que hagamos o quiénes seamos.

El concepto de control

Como ya hemos comentado, uno de los conceptos claves a la hora de ser eficaces en la gestión de nuestro tiempo es el control.

Imaginemos por un instante algún acontecimiento que no podemos controlar. Posiblemente nos vendrán a la cabeza acontecimientos del tipo de «el clima que hace», «el país en el que hemos nacido», «el tráfico que nos encontraremos en una carretera»… y realmente son buenos ejemplos. Pero si vamos a la esencia de la cuestión, nos daremos cuenta de que hay un tipo de acontecimientos que nunca podemos controlar, y son todos aquellos que dependen de nuestro prójimo. Podemos evidentemente influirlos, pero no controlarlos.

Por el contrario, existen acontecimientos que podemos controlar totalmente, y son aquellos que dependen de nosotros mismos. Es evidente que todo aquello que dependa de nosotros podemos llegar a controlarlo, aunque en ocasiones pensemos que escapa de nuestro control. Obviamente para tomar el control de los acontecimientos de nuestra vida se requiere pagar el precio de actuar con proactividad. Pero vale la pena ya que si pensamos en los sentimientos asociados a acontecimientos que se escapan de nuestro control nos resultará fácil pensar en emociones como frustración, enojo, ira, ansiedad, estrés, . . . mientras que los acontecimientos que controlamos nos acercan emociones como seguridad, paz, libertad, tranquilidad, realización… Hay realmente una diferencia enorme y se hace evidente que el control apropiado de los acontecimientos trae consigo el sentirnos bien acerca de nosotros mismos y el aumento de nuestra autoestima.

Solo hay un tipo de acontecimientos que podemos realmente controlar:

TODOS AQUELLOS QUE DEPENDEN EXCLUSIVAMENTE DE NOSOTROS MISMOS

Algunas de las características del tiempo son:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es un bien valioso, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los problemas más comunes para administrar el tiempo son:

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que se no sabe decir “no” a las distracciones externas.
• Se confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de cómo se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cual no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que se manejan a diario.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo, llegando tarde a reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Hay quienes se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:

• Una lista de las actividades de una semana completa facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Está comprobado, y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
• El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

• El 80% de los asuntos que llegan los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

Beneficios de la administración del tiempo

• Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos.
• Evita el estrés.
• Facilita la obtención de resultados más eficaces, eficientes y efectivos.
• Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos.
• Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.
• Ayuda al cumplimiento de plazos.
• Tenemos más tiempo para nuestros intereses.

4.- Lo Urgente y lo Importante

La noción de organización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.

Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

5.- Matriz de Administración del Tiempo

1.- Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego «vivir» el modelo propuesto.

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que, de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.

Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.

Los «Robatiempos»

Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2.

Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:

Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: «Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto».

Cuadrante4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

6.- Conozca a los ladrones de su tiempo

Existen 24 ladrones de su tiempo, conocerlos lo ayudará a combatirlos:

A) Impuestos sobre usted:

1) Interrupciones.
2) Esperar por respuestas.
3) Indefinición del trabajo a realizar.
4) Trabajo excesivo.
5) Comunicaciones deficientes.
6) Cambio continuo de prioridades.
7) Procesos burocráticos.
8 ) Reuniones innecesarias.
9) Baja moral en la empresa.
10) Fallas frecuentes en los equipos.
11) Jefe desorganizado.
12) Prioridades en conflicto.

B) Autoimpuestos por usted mismo:

13) Incapacidad para delegar.
14) Desorden personal.
15) Falta de concentración.
16) No saber escuchar.
17) Falta de autodisciplina.
18) No tomar decisiones.
19) No completar las tareas ya iniciadas.
20) Postergar frecuentemente las tareas.
21) Fatiga.
22) Excesiva socialización en el trabajo.
23) Actitud negativa hacia el trabajo.
24) No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan.

¿A cuántos ladrones identificó?

Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente

Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformándonos en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía autocumplidora: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos, sobre todo, en planificar y atender lo importante.

Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretación de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas «exitosas» que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.

Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.

Por lo tanto, la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.

Paradoja: «Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante.»

Organízate y distribuye tu tiempo.

Recopilado por: Carlos dlR.