¿Diriges una empresa en la que la totalidad o parte de sus miembros trabajan desde casa? Entonces seguro que habrás experimentado en más de una ocasión dificultades de comunicación y coordinación. Esto es relativamente habitual; muchas empresas remotas siguen intentando aplicar las mismas fórmulas de management que se utilizan en empresas convencionales sin tener en cuenta el factor de la distancia y esto no suele ser efectivo.
Las empresas remotas deben aplicar sus propias estrategias y encontrar sus propias herramientas (muchas veces diferentes a las que se usan en las empresas tradicionales). Un simple chat para empresas o un sistema de reporte efectivo son suficientes como para mejorar de manera instantánea la coordinación del equipo.
En este artículo vamos a revisar 7 claves gestionar equipos en remoto de manera efectiva y sin sufrir problemas de comunicación ni coordinación.
1. Definir bien una política de trabajo
Definir una política de trabajo es especialmente útil en las empresas en remoto. Los trabajos en remoto son más flexibles por norma general y esto hace que los trabajadores puedan tomarse ciertas libertades que la empresa no contempla. Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene ciertas necesidades y los trabajadores (incluidos los que trabajan desde casa) deben adaptarse a ellas.
Para ilustrar el caso vamos a poner tres ejemplos de política de trabajo:
- Los empleados deberán estar disponibles de 9.00 de la mañana a 11.00 del medio día. (Tener la libertad de trabajar desde casa no siempre implica tener libertad de horarios, sobre todo si de tu trabajo o tu disponibilidad dependen otros compañeros)
- Se debe avisar con tres días de antelación los días en los que un trabajador se ausentará. (A veces al trabajar desde casa uno se puede olvidar de avisar al resto de compañeros para que lo tengan en cuenta).
- Se deberá utilizar una herramienta en concreto para la comunicación y la coordinación. (Permitir muchos canales de comunicación puede llevar a generar la dispersión y dificultad para encontrar información). Además, hay que tener en cuentas que muchas herramientas pueden ser peligrosas para la comunicación de cierta información confidencial. Este sería el caso de WhatsApp para empresas.
Con una política de trabajo bien definida se evitarán muchos problemas. Es importante que esta política quede bien explicada a un posible candidato a un puesto en trabajo remoto dentro de la empresa ya que el futuro trabajador deberá aceptar las condiciones tal y como son.
2. Usar las herramientas adecuadas
Por suerte los avances en las tecnologías de la comunicación están facilitando cada vez más el trabajo y la coordinación de los equipos remotos. Existen decenas de herramientas que pueden ser de valiosa utilidad para los equipos que trabajan dispersos por diferentes partes del mundo. Y es que la tecnología ayuda a acortar distancias.
Ya hemos hablado en otros artículos de emprendices sobre herramientas como Trello, Hangouts o TribeScale. Pero es imprescindible que cada equipo encuentre aquellas que mejor encajen en sus dinámicas de trabajo y sus necesidades.
3. Fomentar una comunicación constante
Cuando un equipo trabaja en un mismo espacio la comunicación se produce de manera casi automática. En cambio, cuando un equipo trabaja en remoto es muy fácil que esta comunicación pueda caer en el olvido.
Los miembros de las empresas en remoto tienden a comunicarse únicamente únicamente cuando necesitan algo de alguien o cuando tienen algún problema que necesitan resolver. Es tarea del manager fomentar una comunicación constante más allá de estas necesidades.
Como explica Verne Harnish en su libro “Dominando los hábitos de Rockefeller”, un ritmo constante de comunicación hace que las empresas sean más efectivas ya que este permite detectar los problemas antes de que surjan, fomenta la innovación y mejora la creatividad colectiva. Una forma de fomentar una comunicación constante consiste en crear una serie de preguntas recurrentes a las que todo el equipo deba responder para fomentar el debate y llevar un mayor seguimiento del avance de los objetivos.
4. Seguimiento personalizado 1-on-1
Un buen líder no sólo debe tener en cuenta las necesidades colectivas de su equipo sino también las necesidades individuales de cada uno de sus miembros. Esto es de vital importancia en los equipos en remoto ya que al no ver directamente a los miembros de tu equipo es más difícil de detectar posibles problemas de motivación.
Una forma de realizar este seguimiento personalizado es establecer de manera recurrente (por ejemplo cada mes) una pequeña videoconferencia con cada uno de los miembros del equipo. El objetivo de esta videoconferencia será conocer cómo se siente cada persona, cuál es el avance en sus objetivos y asesorar en el crecimiento profesional dentro de la empresa.
Este seguimiento 1-on-1 ayudará a mejorar la motivación y productividad individual. Es una gran forma de hacer que todo el equipos se sienta escuchado y valorado dentro de la empresa.
5. Crear una cultura de empresa
Muchas empresas remotas no trabajan para crear una cultura de empresa. Consideran que al estar los miembros en diferentes localizaciones no es necesario invertir tiempo en esta estrategia de management. Nada más lejos de la realidad…
La cultura de empresa ayuda a fomentar un sentimiento de pertenencia de equipo. Un sentimiento que precisamente se suele perder en los equipos en remoto por falta de contacto en directo. Es por este motivo que debemos buscar las fórmulas que nos permitan establecer una cultura de empresa sólida incluso en estas circunstancias.
Una de las técnicas más recomendables para conseguirlo consiste en fomentar la comunicación personal más allá de lo laboral. Cuando los miembros de un equipo hablan de temas personales es cuando se crean los vínculos más fuertes y duraderos. En el día a día de las empresas tradicionales es fácil que surja esta comunicación personal; en cambio, en las empresas en remoto no es tan fácil ya que al reducirse la comunicación no hay un trato tan personal. Las estrategias para conseguirlo son muy diferentes y van desde las más tradicionales como establecer reuniones presenciales cada cierto tiempo, hasta algunas más originales como establecer una película mensual que todos tienen que ver para luego un día poder discutirla.
6. Orientarse a objetivos
Uno de los principales miedos de los managers que tienen equipos en remoto es la dificultad para saber si su equipo está trabajando lo que dice estar trabajando. El no ver a los miembros de tu equipo al lado de tu escritorio trabajando puede generar la sensación de que no están trabajando.
Pero este miedo (que muchas veces es irracional) se puede solucionar fácilmente con una orientación clara de la empresa hacia objetivos. Si cada empleado o equipo tiene unos objetivos bien definidos que cumplir, será fácil ver quiénes los cumplen y quiénes no. Además, los objetivos deben estar siempre acompañados con un sistema de reporte periódico para que todo el equipo pueda seguir el avance de los objetivos y tomar decisiones según estos objetivos se van a cumplir o no.
La orientación a objetivos además tiene la ventaja de ayudar a orientar mejor el trabajo de los equipos. Con unos objetivos claros, será más fácil definir las tareas que cada persona deber realizar.
7. Establecer responsabilidades individuales
Uno de los secretos de Steve Jobs para mejorar la productividad de Apple, era la asignación de DRI (Responsabilidades directas individuales). ¿Cuántas veces has asistido a una reunión en la que se han definido tareas y se han tomado decisiones que luego no se han llevado a la práctica? Seguro que no han sido pocas…
Una forma de solucionarlo es estableciendo DRI cada vez que el equipo piensa en una tarea o se toma una decisión. Esto es de vital importancia en los equipos en remoto ya que cuando hacen videoconferencias las palabras se quedan en el aire y muchas veces no se asume la responsabilidad de transformarlas en acción. Si cada vez que en una de estas videoconferencias surge una tarea esta es asignada a un responsable de que se cumpla, será mucho más fácil que el equipo cumpla con sus objetivos.
Ahora que conoces estas 7 claves para gestionar equipos en remoto, no dudes en ponerlas en práctica y en explicarnos cuáles son las claves que tú aplicas en tu día a día.