DELEGAR: UN MODELO PARA CREAR EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO
Delegar con eficacia genera innumerables ventajas en la organización, es una habilidad imprescindible para ejercer una dirección eficaz y obtener de nuestros equipos el resultado esperado.
A continuación, se presentan seis pasos prácticos para potenciar el compromiso e involucramiento del personal en beneficio de las organizaciones, siendo esto la mejor forma para mejorar el rendimiento en el trabajo y la fidelidad de los empleados.
Paso 1: Prepárese con antelación.
- Antes de delegar usted debe tener bien clara la tarea.
- Que espera exactamente.
- Como debe ser el resultado final.
- Estar preparado antes de reunirse con su gente le hará sentirse mas seguro.
Paso 2: Defina clara y explícitamente cada tarea.
- Sea explicito.
- Pida que lo repitan para garantizar que han comprendido lo que se espera de ellos.
- Asegúrese que la persona ha entendido exactamente lo que usted le pidió.
- Si es necesario repita varias veces la explicación de la tarea a realizar.
- Este paso quedara concluido hasta que no exista ninguna duda de la persona que realizara la tarea.
Paso 3: Establezca con claridad los plazos en los que se debe finalizar cada tarea.
- Establezca desde el principio la fecha en la que la tarea debe estar concluida.
- Asegúrese que la carga de trabajo de la persona que recibe la tarea le permitirá concluirla cuando usted la requiere.
- Obtenga el compromiso de la persona que recibe la tarea de que esta se concluirá en tiempo.
- Establezca tiempos realistas.
- Ofrezca el soporte requerido si los plazos están demasiado apretados.
Paso 4: Determine el nivel de autoridad en relación con la tarea.
- Hacer recomendaciones: Analiza alternativas y propone la mejor opción. Emplear este nivel cuando desea recibir impresiones antes de tomar la decisión.
- Informar y poner en marcha: Analizar y escoger la mejor forma de actuar; informarme a mi de porque es la mejor, poner en marcha la opción escogida. Emplear este nivel cuando quiera que alguien le informe antes de emprender ninguna acción, para que pueda interceptar problemas potenciales.
- Actuar: Autoridad plena para actuar en relacion con la tarea o e proyecto. Emplear este nivel cuando tenga confianza en las capacidades de la persona y los riesgos son bajos.
Conocimiento y experiencia del empleado
Paso 5: Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario.
- Programar estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas mas esporádicas a medida que la tarea este bajo control.
- Revise avances desde el principio para asegurar que la reunión terminara en tiempo
- Reuniones periódicas le ayudan a saber si la persona que esta realizando la tarea tiene pleno conocimiento de la misma o se requieren explicaciones adicionales
- Este tipo de reuniones generan confianza en la persona que esta haciendo la tarea
- Se mantiene en control los tiempos de terminación de la tarea
Paso 6: Convocar una sesión de revisión para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido.
- Este tipo de sesiones establece un proceso de mejora continua.
- Se fortalece el proceso de aprendizaje el la organización.
- Se fortalecen los procesos.
- Se genera sentido de pertenencia en la gente.
En resumen, lo que un empleado debe tener bien claro al recibir una tarea es:
- Resultados esperados al concluir la tarea.
- Plazo para su finalización.
- Nivel de autoridad.
- Controles de evaluación.
Si estos cuatro puntos son bien definidos desde el principio, se tienen grandes posibilidades de concluir con éxito la tarea.
Beneficios de delegar
- Mayor disponibilidad de tiempo para el que delega.
- Le ayuda a concentrarse en lo mas importante.
- Permite que los equipos desarrollen sus capacidades y confianza.
- Facilita su actuación como “coach” y consejero de sus equipos.
- Crea oportunidades para manifestar el reconocimiento del trabajo en equipo.
- Permite documentar claramente el trabajo mal realizado.
- Asegura resultados exitosos y de calidad.
JOSE JOAQUIN HERRERA FERREYRA