La documentación de los procesos de una organización es algo esencial para cualquier tipo de empresa. Los procesos lo son todo en una organización.
Por este motivo, se hace muy necesario el estudiar y estandarizar todos los procesos de una empresa.
Si documentas bien los procesos de tu negocio, te ahorrarás quebraderos de cabeza como los siguientes:
- Pérdidas de tiempo enormes para saber cómo se lleva a cabo una actividad de un compañero que se ha ido de vacaciones.
- Tiempos de formación largos y duros para enseñar a una nueva persona que se incorpora en un puesto de trabajo.
- Ejecución de tareas de forma ineficientes y diferentes por parte de cada uno de los trabajadores de la organización.
- Know-how de un área, que solo conoce una persona o pocas personas. Con el riesgo de que esa persona se vaya y con él todo ese conocimiento.
Por estos motivos estarás de acuerdo conmigo en que es importantísimo documentar tus procesos.
Bien, pues en este artículo te voy a describir 6 errores que no debes de cometer a la hora de documentar los procesos de tu empresa.
Error 1: Escasa o nula comunicación del proyecto que se va a ejecutar.
La comunicación interna en cualquier tipo de organización es importantísima.
Por eso es importante que comuniques el proyecto que vas a llevar a cabo entre los mandos intermedios y también los operarios.
Si NO comunicas bien internamente este proyecto de documentación de procesos, conseguirás:
- Poca transparencia y con ello rumores internos al no conocer todos los empleados el por qué se están estudiando y documentando los procesos.
- Nulo compromiso y colaboración por parte del personal que tiene que ayudarte a documentar los procesos.
- Restarle valor e importancia al trabajo que se va a realizar.
Así que comunica bien el inicio de este proyecto. Y para empezar, lo podrías hacer con una reunión de lanzamiento.
En esta reunión deberías de convocar a:
- La gerencia, la dirección o los administradores de la sociedad.
- Mandos intermedios o jefes de área.
- El responsable de cada proceso sobre el que se va a hacer el estudio y su documentación posterior.
El propósito de esta reunión es dejar bien definido:
- El alcance del proyecto: dónde comienza y dónde termina, ¿Cuáles son los procesos que se van a estudiar?
- Quién va a ser la persona que va a liderar este proyecto ayudando a los responsables a documentar los procesos.
- Qué día de la semana o del mes se van a dedicar a realizar este trabajo.
- Plazos de ejecución: cuándo debería de finalizar el proyecto.
Error 2: No esquematizar los procesos que se van a documentar.
Si no identificas y esquematizas todos los procesos que van a ser documentados, el trabajo será un caos porque:
- No sabrás por dónde empezar.
- No podrás identificar a los responsables de cada proceso para avisarles con tiempo.
- Serás incapaz de hacer un seguimiento al proyecto y conocer cuánto le queda.
- No tendrás una visión global del proyecto para identificar qué procesos son más complejos y cuáles son más sencillos de estudiar.
En muchas ocasiones las empresas no son capaces de Identificar de forma global todos sus procesos. Ante esta situación, yo te recomendaría que buscases ayuda en empresas que fueran consultores de procesos.
Para esquematizar estos procesos, mi recomendación es que utilices un mapa de procesos.
Dibuja en un papel dinA0 Los procesos estratégicos, operativos y de apoyo que quieres documentar.
Utilizando un mapa de procesos como este, tendrás una imagen muy visual de los procesos con los que vas a trabajar.
Recuerda que:
- Los procesos estratégicos, son los procesos marcados por la dirección: Identificar y planificar objetivos, identificar oportunidades en el mercado, diseñar y trazar una estrategia en la empresa, etc.
- Los procesos operativos representan el corazón de tu organización: Son los procesos que entregan valor al cliente (la producción para elaborar el producto o entregar el servicio al mercado).
- Los procesos de apoyo son los procesos que dan soporte y son necesarios para que se ejecuten los procesos operativos: formación del personal, mantenimiento de equipos, gestión de la documentación.
Error 3: Planificar mal el trabajo.
Si planificas mal el trabajo, todo será un caos y no tendrás el control del proyecto.
Y planificar mal el trabajo significa lo siguiente:
- No identificar a los responsables de cada proceso.
- No calcular el tiempo total a dedicar por el estudio de todos los procesos.
- No calcular los tiempos de dedicación que tiene que llevar a cabo cada responsable de proceso.
- No establecer una fecha límite de finalización.
Por lo tanto, identifica bien quién es el responsable de cada uno de los procesos, cuánto tiempo va a tardar en estudiar cada uno de ellos y cuándo debería de hacer esta tarea a la semana o al mes.
Error 4: No utilizar ninguna herramienta que te ayude a estudiar procesos.
Comenzar a estudiar un proceso con una hoja en blanco es una auténtica locura.
Te costará identificar cuál es el inicio del proceso y cuál es el final de cada uno de ellos.
Yo te recomiendo que utilices como herramienta una ficha de procesos. Esta ficha de procesos te ayudará a:
- Identificar cuál es el objetivo de cada proceso.
- Conocer qué personas son los responsables de cada proceso.
- Identificar qué controles deben existir en el proceso.
- Definir que registros (documentos) deben existir para controlar el proceso.
- Enumerar los indicadores de gestión con los que podrás medir el rendimiento del proceso.
- Describir de forma detallada cuáles son las tareas y actividades que componen el proceso.
- Identificar cuáles pueden ser los riesgos de que se incumpla el proceso.
Puedes utilizar un formato tan sencillo como este:
Error 5: Llevar a cabo una documentación muy pobre del proceso.
Lo que quiero decirte es que debes de entrar en el detalle acerca de cómo se desarrolla el proceso.
Si describes un proceso de una forma muy sencilla en la que suprimes determinadas tareas o pasos, la persona que va a leer ese proceso no va a ser capaz de entenderlo ni de llevarlo a cabo.
Ten en cuenta que el principal propósito de documentar proceso es tener un manual estandarizado en el que los empleados puedan recurrir para conocer cómo se debe de llevar a cabo un proceso.
Por lo tanto, lo más lógico es que documentes el proceso en un manual de procedimiento de trabajo.
Estos manuales de procedimiento te permitirán describir con todo detalle cada una de las actividades que componen el proceso que estás estudiando.
Como ya sabes que debes de utilizar una ficha de proceso, en esta ficha tienes toda la información para que la traspases a un manual de procedimiento de trabajo.
En la redacción de este manual de procedimiento, entra en el detalle de:
- Qué puesto de trabajo debe hacer esa tarea determinada.
- En qué momento se debe de hacer esa tarea.
- Si esa tarea genera un registro o un documento, especifica dónde se guarda ese documento.
- Si la tarea tiene dos posibilidades de finalización, describe tanto una como la otra.
- Qué documento o software se debe de utilizar para llevar a cabo esa tarea y pega en el procedimiento recortes de pantalla, para que todo el mundo sepa dónde debe hacer clic en el software o en el documento.
Te aseguro que, si describes el manual de procedimiento de esta forma, cualquier persona en tu organización será capaz de ejecutar el proceso que estás documentando.
Error 6: No hacer una auditoría interna de los procesos que han documentado.
Documentar tus procesos y creer que van a estar 100% correctos a la primera es un error.
Cuando documentes tus procesos de trabajo, estos serán la versión 1.
Verás que a medida que los vayas trabajando, aparecerá una versión 2 mejorada y posteriormente una versión 3 que mejora a la versión segunda.
Bien, pues para darte cuenta de estas posibilidades de mejora, lo que deberías de hacer es una auditoría de tus procesos.
Y esto es simplemente, confirmar que lo que se dice en tus manuales de procedimientos, se lleva a cabo por parte de las personas responsables de ejecutar esos procesos.
Lo importante en cualquier proyecto para mejorar una empresa es probar e implementar las soluciones que se han encontrado.
Verás que cuando hagas esta auditoría, los propios responsables de cada uno de estos procesos te dirán cómo mejorar esta versión 1 que has creado.
Bueno, pues hasta aquí este artículo en el que quería describirte 6 errores que no puedes cometer a la hora de documentar tus procesos.
Ahora cuéntame tú, ¿Has cometido alguno de estos errores en tu organización?