Las 5 S, Herramientas Básicas de Mejora de la Calidad en una Empresa

¿QUÉ SON LAS 5 S?

La metodología de las 5 S es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura, sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos.

En Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.

Se trata de una metodología o herramienta perteneciente a la filosofía Lean, que tiene como objetivo crear un lugar de trabajo ordenado, limpio, agradable y seguro que te permita desarrollar tu trabajo de la forma óptima.

¿CUÁL ES EL SIGNIFICADO DE LAS 5 S?

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LAS 5 S EN UNA EMPRESA

1. PRODUCTIVIDAD

Cuando se aplica 5 S a un lugar de trabajo o almacén, por propia experiencia, la productividad mejora entre un 10-30%. ¿Cómo es eso posible? Pues sí, aunque no lo parezca mejora no solo es posible sino segura. Básicamente gracias a dos vías: la reducción de tiempos perdidos en búsquedas de materiales y por la mejora en las operaciones ocasionadas por la eliminación de despilfarros por movimientos y transportes.

2. CALIDAD

Las 5 S consiguen también mejorar la calidad de los productos o servicios. Y lo consigue básicamente evitando que se ocasionen defectos por tres vías:

Daños por almacenaje incorrecto: Almacenar de forma incorrecta los productos termina produciendo daños y defectos.

Daños por manejo: Casi inevitable. Manejar materiales introduce el riesgo de daño, por lo tanto,  hay que reducir el manejo de estos a la mínima expresión y que esa mínima expresión sea lo mejor y más correcta posible.

Defectos de fabricación: Cuando se fabrica algo en un ambiente sucio y desordenado  que acaba dañando o contaminando el producto de una u otra forma. No hace falta que el  almacén o planta parezca sacada de un país tercermundista (o en vías de desarrollo, que se dice hoy día). El 90% de los puestos de trabajo o almacenes tiene un nivel de suciedad y desorden que provocan daños y defectos con frecuencia.

3. SEGURIDAD

Esta es fundamental como dirección de la empresa (o responsables de un departamento o zona) tenemos la obligación de proveer un lugar de trabajo seguro, donde la gente venga a aportar valor y no a jugarse el pellejo. Se reducen accidentes un 50-80%, y por lo tanto, los costos asociados (se estima que entre el 60-80% de los accidentes laborales se debe a mal diseño o mantenimiento del lugar de trabajo).

4. GESTIÓN VISUAL

Hay una ventaja oculta en la aplicación de 5 S: Transforma un centro de trabajo “normal” en un centro de trabajo perfectamente preparado para la gestión visual. Y esto reducirá los costes de forma dramática. ¿Why? Si tienes un almacén en tu trabajo has esta prueba: ve al almacén, ponte en medio de un pasillo cualquiera, mira las estanterías de inventarios y dime ¿Una persona que venga de fuera de la empresa puede saber qué referencias están cerca de su punto de pedido, o cuales están al máximo? O si trabajas en una mesa en labores administrativas, ¿Puede una persona que venga de fuera saber si tu trabajo va por delante o por detrás de la previsión? (¿Hay previsión?) ¿Y saber si estás siguiendo el estándar? ¿Tienes estándar?

5. MORAL Y COMODIDAD

Esta es una de esas cosas que los análisis de ROI no podrá medir, pero que necesitas si quieres tener éxito: moral alta en los equipos de trabajo. Y para esto necesitas que el centro de trabajo sea cómodo y agradable. Sólo así tu gente se sentirá orgullosa de su trabajo y de su puesto.

DEFINICIÓN DE LAS 5 S

1. SEIRI (CLASIFICACIÓN Y DESCARTE)

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.

VENTAJAS DE CLASIFICACIÓN Y DESCARTE:

• Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.
• Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
• Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
• Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

Para Poner en práctica la 1ª S debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Qué debemos tirar?
• ¿Qué debe ser guardado?
• ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
• ¿Qué deberíamos reparar?
• ¿Qué debemos vender?

Otra buena práctica sería colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado.

Y, el último punto importante, es el de la clasificación de residuos.

Analice por un momento su lugar de trabajo, y responda a  las peguntas sobre la clasificación y Descarte:

• ¿Qué podemos tirar?
• ¿Qué debe ser guardado?
• ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro   departamento?
• ¿Qué deberíamos reparar?
• ¿Qué podemos vender?

2. SEITON (Organización)

La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuán rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuán rápido puede devolverla a su sitio nuevo.

Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas:

• Menor necesidad de controles de stock y producción.
• Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.
• Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.
• Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de los daños a los materiales o productos almacenados.
• Aumenta el retorno de capital.
• Aumenta la productividad de las máquinas y personas.
• Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente.

Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las  siguientes preguntas:

• ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?
• ¿Esto es necesario que esté a mano?
• ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?
• ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

Y por último hay que tener en claro que:

• Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.
• Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre organización:

• ¿De qué manera podemos reducir la cantidad que tenemos?
• ¿Qué cosas realmente no es necesario tener a la mano?
• ¿Qué objetos suelen recibir más de un nombre por parte de mis compañeros?
• Fíjese en un par de cosas necesarias, ¿Cuál es el mejor lugar para ellas?

3. SEISO (Limpieza)

La limpieza la debemos hacer todos.

Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca  será real.

Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirará cualquier tipo de suciedad generada.

Beneficios de la 3ª S:

Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además:

• Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces.
• Facilita la venta del producto.
• Evita pérdidas y daños materiales y productos.
• Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los siguientes puntos:

• Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos.
• Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso.
• No debe tirarse nada al suelo.
• No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total.

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Limpieza:

• ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”?
• ¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre?
• ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello?
• ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

4. SEIKETSU (Higiene y Visualización)

Esta S envuelve ambos significados: Higiene y visualización.

La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de Calidad.

Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente.

Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.

Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas.

Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el  problema para poder quitarla.

Las ventajas de uso de la 4ª S:

• Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.
• Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.
• Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
• Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.

Recursos visibles en el establecimiento de la 4° S:

• Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.
• Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas.
• Avisos de mantenimiento preventivo.
• Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
• Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo.
• Instrucciones y procedimientos de trabajo.

Hay que recordar que estos avisos y recordatorios deben ser:

• Visibles a cierta distancia.
• Colocarse en los sitios adecuados.
• Claros, objetivos y de rápido entendimiento.
• Contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y confortable.

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Higiene y visualización:

1. ¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias, procedimientos cree que faltan?
2. ¿Los que ya existen son adecuados? ¿Proporcionan seguridad e higiene?
3. En general, ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador y confortable?
4. En caso negativo, ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera?

5. SHITSUKE (Compromiso y Disciplina)

Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.

Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos.

En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4’S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados.

VÍDEO: APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5 S EN UNA EMPRESA

BIBLIOGRAFÍA

• Chapa Garza, Mario (2015). Gastón Manual de capacitación y evaluación, segunda edición, Editorial: Edumex, México, 254 pp.
• Masaaki, Imai (1998). Como implementar el KAIZEN en el sitio de trabajo (GEMBA), segunda edición, Editorial: Mc Graw Hill, Colombia, 243 pp.
• Socconini, lius y Barrantes, Marco (2005). El proceso de las 5 S en acción. La metodología japonesa para mejorar la calidad y la productividad de cualquier tipo de empresa, Tercera edición,  Editorial: Grupo Editorial Norma. Bogotá,  196 pp.