Las reuniones a través de videoconferencia son cada vez más comunes dentro de nuestra cultura empresarial. En cuántas ocasiones hemos acudido a una reunión en la que dedicamos toda la mañana o la tarde y en una 30 minutos de skype bien organizados se habría solucionado. Es muy vieja escuela la clásica reunión alrededor de una gran mesa de madera noble en la que se presta más atención a las formas que al fondo. Las nuevas herramientas informáticas facilitan una comunicación de negocios más real, comprometida con la conciliación personal y enfocada además a reducir costes económicos y energía en los desplazamientos.
Pero cuando una reunión se hace desde un punto a otro del planeta, hay que cumplir ciertas reglas para conseguir buenos resultados y aprovechar las ventajas que ofrecen estas reuniones por encima de las presenciales. Por ser virtuales no significa que sean informales y la responsabilidad de todos sus participantes permitirá los buenos resultados.
Por ello os mostramos en este artículo 5 consejos que os permitirán dejar de perder el tiempo y ganar en calidad de vida y productividad laboral:
1. Establecer los objetivos y detalles de la reunión
En una convocatoria previa es necesario, aunque suene obvio, establecer quién, dónde y cuándo se realizará la reunión. Perder 5 minutos al inicio de la reunión preguntando si está tal persona, o quién puede localizar a otra no es serio. Además pensad en las distintas franjas horarias cuando se realiza la citación con componentes de diferentes países. En el email además se señalará cuál es el objetivo de la reunión y el tiempo destinado a la misma (30 minutos sería lo ideal). Si es necesario el apoyo de algún documento o presentación, estos serán enviados con anterioridad para ahorrar tiempo de lectura y hablar así directamente sobre ellos resolviendo dudas y fijando conclusiones.
Como medida de precaución adicional añadiría acceder a la herramienta online 10 minutos antes del inicio de la reunión, así se contará con margen de tiempo por si fuese necesario solventar posibles fallos de conexión y que no cunda el pánico.
2. Elegir un moderador
Es básico que un director tome el control del encuentro, exponiendo los puntos del día, estableciendo los turnos de palabra y cerrando asuntos para avanzar a los siguientes. La reunión tiene que tener una hora de comienzo pero lo más importante, una hora de finalización. Es responsabilidad del moderador que el encuentro goce de ritmo y no se deje ningún tema sin tratar. Sería interesante también designar un secretario que tome notas durante la comunicación y grave el encuentro para resolver posteriores posibles dudas.
3. Comunicación clara
El hecho de no estar cara a cara obliga a los participantes a esforzarse en la forma de comunicarse para que esta sea eficaz. El lenguaje debe ser directo, sin prisas, con frases cortas sin grandes divagaciones teóricas. Los gestos además son muy importantes, no deben ser bruscos además se debe preocupar en la medida de lo posible, el contacto visual con los participantes. Por último, por favor eviten escribir en el teclado mientras participan en el audio. El sonido es muy incómodo para el resto y distrae la atención, fundamental en éstas reuniones.
4. Máxima concentración
Perder el contacto visual por momentos propicia las distracciones entre los integrantes de la reunión. Desconectar el móvil y cerrar momentáneamente el correo nos ayudará a focalizar nuestra mente en lo que tratamos sin perder el hilo de la comunicación. Asimismo hay que elegir un sitio adecuado para conectarse, donde no suframos interrupciones y ruidos que dificulten el diálogo.
5. Fijar conclusiones
Al terminar debe enviarse un documento sencillo a todos con los acuerdos que se han tomado y las distintas tareas asignadas. Un esquema claro con quién se encargará de cada punto y cuándo se deben presentar resultados. Es lo fundamental que tiene que quedar claro tras una reunión efectiva y no terminar con la sensación de no haber avanzado. Si el trabajo está bien hecho, incluso una persona que no haya podido asistir a la reunión puede participar en el proyecto leyendo este documento final y cumpliendo su tarea.
En definitiva, sabemos que hay muchas y diferentes reuniones de trabajo establecidas como rutina en la empresas que se pueden mejorar o simplemente suspender, así que esperamos que con estos consejos podáis agilizar vuestro día a día y obtener el máximo beneficio a la era digital.
“Cada uno por su lado, juntos” – Patti Smith (De su libro “Éramos unos niños”)
Acerca del Autor:
Este articulo fue escrito por Leyre Soto, redactora de TribeScale«Soy Licenciada en Derecho y Ciencias Políticas. Me encanta la comunicación, las RRSS y las personas valientes que emprenden nuevos caminos. Cine, música y humor como necesidades vitales.»