Algo que me pasa frecuentemente en mi trabajo es verme abrumado por tantas actividades que debo hacer. Al no poder hacer todo al mismo tiempo (duh!), me veo siempre en la necesidad de organizarme y priorizar estas tareas para poder responder con prontitud lo que se me exige en el día a día. He aquí la cuestión:
¿Cómo puedo priorizar las actividades de una forma organizada, ágil y acertada?
Quizás tú también has estado en mi posición y te das cuenta que, aunque sabemos qué debemos hacer en el día, resulta difícil priorizar todo esto y terminamos preguntándonos ¿Con cuál empiezo?
Y si llega un correo electrónico o alguien deja un documento en mi escritorio, ¿Significa que tengo que tratar con eso de inmediato en lugar de continuar con lo que estaba haciendo en ese momento?
El camino fácil es ejecutar las actividades según vayan llegando. El problema de este método es que a la larga puedo llegar a tener actividades realmente importantes sin terminar (o peor, sin siquiera comenzar) debido a que mi tiempo lo he dedicado a las actividades que llegaron de primero.
Entonces, ¿Cómo priorizar tu lista de tareas cuando crees que todo es igualmente importante?
Te damos 5 consejos útiles para tomar el control total de la situación y hacer que las cosas se hagan.
1. Escribe todas tus tareas por hacer
Escribe todo lo que necesitas hacer ese día. No es necesario ordenar por prioridad aún. Sólo escríbelas de forma que tengas una lista visible en una hoja de papel (o de forma digital).
2. Etiqueta qué es urgente y qué es importante
El siguiente paso es ver qué tareas requieren tu inmediata atención (urgentes). Cuando hablamos de urgente nos referimos a las tareas que deben ser completadas en cuestión de minutos u horas. Puede que todo lo que hayas escrito sea importante pero no todo será urgente.
Esta matriz de gestión del tiempo te puede ayudar a organizar tus tareas:
3. Cuál tiene el mayor peso
Ahora lo que debes hacer es asignar un puntaje a cada tarea. ¿Cuál es la más importante para ti, para tu área y para la empresa en la que trabajas? Las tareas que tengan el mayor impacto y mayor número de personas involucradas tendrán un puntaje más alto. Puedes usar una escala de 1 a 5 donde 5 es la calificación más alta. Recuerda también otorgar mayor calificación a las urgentes sobre las importantes.
4. Reorganiza tu lista
Con la puntuación que realizaste, organiza las actividades de mayor a menor. Las actividades al inicio de la lista serán tu prioridad y una vez termines esas podrás seguir avanzando en la lista.
5. Sé flexible
Las circunstancias pueden cambiar, prepárate para eso. Siempre hay la posibilidad de que tus prioridades cambien durante el día debido a algo que no esperabas. Ser flexible y poder adaptarte a las situaciones son habilidades importantes que ayudarán a manejar el estos cambios y poder solventar la situación.
La priorización de actividades es una habilidad muy importante que se debe aprender y practicar cada día. Al principio te tomará tiempo aplicar estos consejos, pero con la práctica podrás hacerlo de una forma organizada, ágil y acertada.
Escrito por Moisés Francis, Co-Fundador de Ingeniándola.