El seguimiento del tempo de los empleados es un tema que sin duda concierne a cada empresa, sin importar su tamaño o ámbito profesional. Llevar un registro detallado del trabajo y el uso del tiempo es imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier negocio y actualmente la tecnología moderna nos ofrece herramientas como el software de time tracking, que nos permiten automatizar este proceso y al mismo tiempo sacar más provecho de los datos obtenidos. Sin embargo aún existen algunos mitos innecesarios que a continuación refutaremos.
Mito N° 1: El Time tracking está asociado con un modelo de gestión autoritario
Algunas personas piensan que los programas para registro y seguimiento de tiempo sirven para controlar a los empleados, sin embargo por el contrario este tipo de herramientas suelen basarse en la confianza y la auto responsabilidad de los empleados pues su valor principal no está en calcular el número de horas que la persona pasó en la oficina, sino qué actividades realizó para cada proyecto o cliente. El time tracking se basa también en la honestidad de las personas pues si los datos registrados no se hacen con diligencia y disciplina, entonces no sirven para nada.
Por otra parte, el reconocimiento por un trabajo bien hecho es la base de una motivación real y a largo plazo, por lo que llevar un registro del tiempo de trabajo apegado a la realidad y que muestre datos concretos sobre la labor realizada se convierten en incentivos para cada miembro del equipo y fortalecen su desarrollo.
Mito N° 2: El time tracking = gestión del tiempo
El time tracking es una herramienta de medición, no de gestión. Existen otros programas que ayudan a gestionar las actividades, proyectos, tareas, etc. y a organizar nuestro día de la mejor manera, tal es el caso de programas como Basecamp, Evernote, etc. El time tracking, sin embargo no nos ayudará a organizar el trabajo, sino a llevar un registro de la realidad, de lo que realmente hicimos, independientemente de lo que hayamos planeado (y querido hacer).
Las herramientas de gestión de proyectos nos ayudan a controlar todos los procesos y etapas de desarrollo, mientras que el software de seguimiento de tiempo nos proporciona los números, que se pueden analizar y trabajar para obtener información con la que comparar “lo deseado” con “lo real” y medir nuestra eficiencia real.
Mito N° 3: El time tracking es una pérdida de tiempo
Una opinión generalizada es que el registro de tiempo y el rellenado de hojas de horas son males burocráticos necesarios que reguieren de mucho tiempo y que implican sobre todo costos adicionales para las empresas. Sin embargo, actualmente existen programas especialmente diseñados para facilitar estos procesos al máximo y que, no solo no nos quitan el tiempo, sino que además nos permiten prevenir problemas y por lo tanto ahorrarnos tiempo resolviéndolos.
Una buena aplicación de seguimiento de tiempo suele ser muy fácil de configurar, tanto para el uso corporativo como autónomo, puede integrarse con programas de gestión de proyectos o planificación y automatiza el cálculo del costo en dinero del tiempo.
Mito N° 4: El Time tracking solo es útil para los trabajadores que cobran por hora
Independientemente de si eres autónomo, dueño de una pequeña empresa o director de una gran corporación multinacional, el time tracking es una herramienta que te ayudará a incrementar la eficiencia y la productividad.
El time tracking nos permite tener una comprensión clara del verdadero costo de un proyecto determinado. Según McKinsey & Company, proyectos grandes de TI suelen sobrepasar el presupuesto inicial en un promedio de 45%, con hasta un 7% más del tiempo calculado, lo cual conlleva que solo recuperen el 56% de su valor proyectado.
En estos casos es donde el registro del tiempo invertido en los proyectos puede hacer una gran diferencia. Al revisar adecuadamente los proyectos anteriores, una empresa puede predecir con mayor exactitud el costo de los proyectos futuros. Esto, a su vez, ayuda a reducir el riesgo de que la empresa sobrepase el presupuesto asignado o de que pierda dinero en su realización.
El registro y seguimiento de tiempo a primera vista puede parecer una tarea tediosa y aburrida, sin embargo, para cualquier empresa moderna los beneficios pronto se volverán obvios. El time tracking puede proporcionar una gran cantidad de información muy útil que es indispensable para tomar decisiones y crear modelos de gestión más eficientes.